Kort antwoord
Volgens de factuureisen van de Belastingdienst bevat een factuur: je naam en adres en die van je klant, je btw-id, je KVK-nummer (als je bent ingeschreven), de factuurdatum, een uniek opeenvolgend factuurnummer, een omschrijving met hoeveelheid, de leverdatum, het bedrag exclusief btw per tarief, het btw-tarief en het btw-bedrag. Verstuur hem uiterlijk de 15e van de maand na levering.
Voor zzp'ers, freelancers en mkb'ers die zeker willen weten dat hun facturen compleet zijn. Je leest welke gegevens verplicht zijn, wanneer je een factuur moet sturen en wat er verandert bij kleine bedragen, btw verlegd, de KOR, klanten in de EU en e-facturen. Een uitgewerkte voorbeeldfactuur laat zien hoe alles samenkomt.
Wat moet er op een factuur staan?
De Belastingdienst bepaalt welke gegevens op je factuur moeten staan. Die factuureisen gelden zodra je verplicht bent om te factureren, bijvoorbeeld voor werk voor een andere ondernemer. Hieronder staat elk verplicht gegeven met een voorbeeld.
Niet verplicht, wel gebruikelijk: je IBAN, een vervaldatum en het referentienummer van je klant. Die helpen je klant om op tijd en correct te betalen.
| Gegeven | Voorbeeld |
|---|---|
| Je naam: de juridische naam, of je handelsnaam zoals die met adres bij de KVK staat | Studio Jansen |
| Je volledige adres (alleen een postbus is niet genoeg) | Oudegracht 12, 3511 AB Utrecht |
| Volledige naam en adres van je klant | De Molen B.V., Kerkstraat 3, 5611 AA Eindhoven |
| Je btw-identificatienummer (btw-id) | NL123456789B01 |
| Je KVK-nummer, als je bent ingeschreven | 12345678 |
| De datum waarop je de factuur uitreikt | 24 september 2026 |
| Een factuurnummer: opeenvolgend, elk nummer maar één keer | 2026-0042 |
| Wat je hebt geleverd, met de hoeveelheid of omvang | 6 uur ontwerp huisstijl |
| De leverdatum, of de datum van een vooruitbetaling | 18 september 2026 |
| Het bedrag exclusief btw, apart per btw-tarief, met eenheidsprijs | 6 × € 75,00 = € 450,00 |
| Het btw-tarief | 21% |
| Het btw-bedrag | € 94,50 |
Voorbeeldfactuur met alle verplichte gegevens
Studio Jansen Oudegracht 12, 3511 AB Utrecht KVK-nummer: 12345678 Btw-id: NL123456789B01 Aan: De Molen B.V. Kerkstraat 3, 5611 AA Eindhoven Factuurnummer: 2026-0042 Factuurdatum: 24 september 2026 Leverdatum: 18 september 2026 Ontwerp huisstijl: 6 uur × € 75,00 = € 450,00 Totaal exclusief btw: € 450,00 Btw 21%: € 94,50 Totaal te betalen: € 544,50 Graag betalen vóór 8 oktober 2026 op NL00 BANK 0123 4567 89 onder vermelding van 2026-0042.
KVK-nummer en btw-id: welke nummers horen erop?
Sta je ingeschreven bij de KVK, dan zet je je KVK-nummer op de factuur. Volgens KVK hoort het ook op brieven, offertes, je website en zakelijke e-mails, en Ondernemersplein noemt daarnaast je handelsnaam. Een bv of nv vermeldt ook de statutaire zetel en, als de handelsnaam afwijkt, de volledige statutaire naam.
Als btw-nummer gebruik je je btw-identificatienummer (btw-id), zoals NL123456789B01. Je omzetbelastingnummer is alleen voor contact met de Belastingdienst; bij een eenmanszaak zit daar je burgerservicenummer in. Het btw-id van je klant is niet verplicht op een gewone binnenlandse factuur, wel bij btw verlegd en bij zakelijke klanten in andere EU-landen.
Wanneer moet je een factuur sturen, en hoe snel?
Lever je aan een andere ondernemer, dan stuur je altijd een factuur. Dat geldt ook voor rechtspersonen die geen ondernemer zijn, zoals verenigingen en stichtingen.
Aan particulieren hoef je meestal geen factuur te sturen, op uitzonderingen zoals bepaalde afstandsverkopen en nieuwe vervoermiddelen voor kopers in een ander EU-land na. Gebruik je de KOR of lever je vrijgestelde prestaties, dan is factureren ook niet verplicht.
Verstuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand van levering. Krijg je vooraf geld, dan stuur je ook voor die vooruitbetaling een factuur, behalve bij intracommunautaire leveringen van goederen.
Rekenvoorbeeld: de uiterste verzenddatum
Klus afgerond op 22 september 2026: factuur uiterlijk 15 oktober 2026. Levering op 1 oktober 2026: factuur uiterlijk 15 november 2026.
Vereenvoudigde factuur: kleine bedragen tot € 100
Is het factuurbedrag maximaal € 100 inclusief btw, of wijzig je een eerdere factuur, dan mag een vereenvoudigde factuur. Een workshop van € 50,00 plus € 10,50 btw (21%) kost € 60,50 en valt binnen de grens.
Dat mag niet bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen en leveringen in een EU-land waar je niet bent gevestigd en de btw is verlegd. Op een vereenvoudigde factuur staan minstens:
- De datum waarop je de factuur uitreikt.
- Je naam en adresgegevens.
- Welke goederen of diensten je hebt geleverd.
- De btw, of de gegevens waarmee de btw te berekenen is.
- Bij een wijziging: een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur.
Extra vermeldingen bij btw verlegd, KOR en EU-klanten
Reken je geen btw of een 0%-tarief, dan moet uit de factuur blijken waarom. Dit zijn de aangepaste factuureisen die zzp'ers en kleine bedrijven het vaakst tegenkomen.
| Situatie | Wat zet je op de factuur? |
|---|---|
| Btw verlegd, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw | Geen btw, wel de tekst "btw verlegd", het btw-id van je klant en het bedrag per btw-tarief. |
| Kleineondernemersregeling (KOR), omzet tot € 20.000 per kalenderjaar | Geen btw. Vermeld dat je gebruikmaakt van de kleineondernemersregeling. Een factuur sturen is niet verplicht. |
| Diensten aan een ondernemer in een ander EU-land | Geen btw, wel beide btw-id's en "btw verlegd" (mag ook in het Engels, Duits of Frans). |
| Goederen aan een ondernemer in een ander EU-land | 0% btw, beide btw-id's en een verwijzing zoals "artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112". |
| Vrijgestelde prestaties | Vermeld dat een vrijstelling van toepassing is, tenzij dat al uit de omschrijving blijkt. |
| Voorschotnota | Btw en btw-bedrag over het voorschot. Op de eindfactuur het restant en de resterende btw. |
Btw verlegd: wanneer en hoe op je factuur
Factuur zonder btw: KOR en vrijstellingen
Factuur als pdf mailen of een e-factuur sturen?
Je kiest zelf of je op papier of digitaal factureert. Een pdf per e-mail mag, als je klant akkoord gaat met digitaal factureren en jij kunt instaan voor de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid. Er gelden dezelfde eisen als op papier.
Een e-factuur is iets anders: een gestructureerd bestand dat de boekhouding van je klant automatisch verwerkt, bijvoorbeeld via Peppol. Een pdf is geen e-factuur. Voor de Rijksoverheid is een e-factuur verplicht; gemeenten, provincies en waterschappen vragen er soms om.
In België zijn gestructureerde e-facturen tussen Belgische btw-plichtige ondernemingen sinds 1 januari 2026 verplicht. Zonder vaste inrichting in België val je daar niet onder, maar een Belgische klant kan wel om een Peppol-factuur vragen. Bewaar je facturen 7 jaar, en facturen over onroerende zaken 10 jaar.
E-facturatie in Nederland: wat is verplicht?
Factuureisen afvinken in Factuur Simpel
In Factuur Simpel vul je je KVK-nummer, btw-id en IBAN één keer in. Daarna staan ze op elke factuur, met de gegevens van je klant, de factuurdatum, leverdatum en vervaldatum. Het volgende factuurnummer wordt voorgesteld en dubbele nummers worden geblokkeerd. Per regel kies je het btw-tarief, met totalen per tarief.
Met de schakelaar voor btw verlegd verdwijnt de btw en komt "BTW verlegd" op de factuur. Voor de KOR voeg je een 0%-tarief toe en zet je de vermelding in de voettekst.
Veelgestelde vragen
Is een KVK-nummer verplicht op een factuur?
Ja, als je bent ingeschreven bij de KVK. De Belastingdienst noemt het KVK-nummer bij de factuureisen en volgens KVK hoort het ook op brieven, offertes, je website en zakelijke e-mails. Ben je niet ingeschreven, dan vervalt alleen deze eis; de andere factuureisen blijven gelden.
Moet ik een particulier een factuur sturen?
Meestal niet. Aan particulieren ben je alleen in specifieke gevallen verplicht te factureren, zoals bij bepaalde afstandsverkopen of de verkoop van een nieuw vervoermiddel aan een koper in een ander EU-land. Vraagt een particulier toch om een factuur, gebruik dan dezelfde gegevens als bij zakelijke klanten.
Hoe snel moet ik een factuur versturen?
Uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Rond je een klus af op 22 september 2026, dan verstuur je de factuur uiterlijk op 15 oktober 2026. Ontvang je vooraf een betaling, dan stuur je ook daarvoor een factuur.
Is een factuur als pdf per e-mail geldig?
Ja, als je klant akkoord gaat met digitaal factureren en je de echtheid van de herkomst, de inhoud en de leesbaarheid kunt waarborgen. Er gelden dezelfde factuureisen als op papier. Lever je aan de Rijksoverheid, dan is een pdf niet genoeg: daar is een e-factuur verplicht.
Je vaste factuurgegevens automatisch op elke factuur
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis. Je KVK-nummer, btw-id en IBAN komen op elke factuur, het volgende factuurnummer wordt voorgesteld en de btw wordt per tarief berekend.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.