Kort antwoord
Een complete factuur bevat van boven naar beneden: je bedrijfsgegevens met KVK-nummer en btw-id, naam en adres van je klant, een uniek factuurnummer, de factuurdatum en leverdatum, regels met aantal, prijs en btw-tarief, de totalen per btw-tarief en je betaalgegevens. Hieronder staat een volledig ingevulde voorbeeldfactuur, met varianten voor btw verlegd, de KOR, particulieren en klanten in de EU. Dezelfde opbouw download je gratis als leeg sjabloon in Word of Excel.
Wil je zien hoe een complete factuur eruitziet voordat je je eigen factuur maakt? Hier vind je een volledig ingevulde voorbeeldfactuur van een zzp’er, een gratis factuursjabloon in Word en Excel, een voorbeeld met 9% en 21% btw en de teksten die veranderen bij btw verlegd, de KOR, een particulier, een klant in de EU en een creditfactuur. Alle namen en nummers zijn verzonnen.
Voorbeeldfactuur van een zzp’er, volledig ingevuld
Webstudio Noord, een eenmanszaak in Utrecht, heeft een website gebouwd voor Groenhuis B.V. Na de oplevering op 18 september 2026 volgt deze factuur. Alle regels vallen onder het algemene btw-tarief van 21%.
Neem de opbouw over en vervang de gegevens door die van jou en je klant. Wil je de factuur meteen invullen en als pdf downloaden, gebruik dan de gratis factuurgenerator.
Voorbeeldfactuur 2026-0057
FACTUUR Webstudio Noord Voorbeeldstraat 12 3511 AB Utrecht KVK-nummer: 12345678 Btw-id: NL123456789B01 Aan: Groenhuis B.V. T.a.v. de financiële administratie Voorbeeldlaan 8 5611 AA Eindhoven Factuurnummer: 2026-0057 Factuurdatum: 25 september 2026 Leverdatum: 18 september 2026 Vervaldatum: 25 oktober 2026 Uw referentie: inkoopordernummer 4471 Website ontwerpen en bouwen, vaste prijs: 1 × € 1.200,00 = € 1.200,00 (21% btw) Extra aanpassingen na oplevering: 3 uur × € 65,00 = € 195,00 (21% btw) Licenties stockfoto’s: 4 × € 15,00 = € 60,00 (21% btw) Totaal exclusief btw: € 1.455,00 Btw 21% over € 1.455,00: € 305,55 Totaal te betalen: € 1.760,55 Graag betalen vóór 25 oktober 2026 op NL00 BANK 0123 4567 89 t.n.v. Webstudio Noord, onder vermelding van factuurnummer 2026-0057.
Gratis factuur template downloaden in Word en Excel
Liever zelf een factuur opmaken? Download het gratis factuursjabloon in Word of Excel. Het sjabloon heeft dezelfde opbouw als de voorbeeldfactuur hierboven, met vakken voor je KVK-nummer, btw-id, factuurnummer, leverdatum en betaalgegevens. Je hebt geen account of e-mailadres nodig.
In het Excel-sjabloon kies je per factuurregel 21%, 9% of 0% btw. Het sjabloon rekent de regelbedragen, de btw per tarief en het totaal uit, en op een tweede tabblad houd je een factuuroverzicht bij. In het Word-sjabloon vul je alle bedragen zelf in.
Zo vul je het factuursjabloon in
- Vul eenmalig je bedrijfsgegevens in: naam, adres, KVK-nummer, btw-id en IBAN. Sla het bestand op als je eigen sjabloon.
- Maak voor elke nieuwe factuur een kopie en geef die het volgende factuurnummer. Elk nummer gebruik je maar één keer.
- Vul de gegevens van je klant, de factuurdatum en de leverdatum in. Het btw-id van je klant is alleen nodig bij btw verlegd of een klant in een ander EU-land.
- Zet per regel de omschrijving, het aantal, de prijs exclusief btw en het btw-tarief. Verleg je de btw of gebruik je de KOR, laat het tarief dan leeg en zet de verplichte tekst onder de totalen.
- Verwijder lege vakken en regels, sla de factuur op als pdf en mail die naar je klant. Bewaar elke factuur 7 jaar.
Zo is de voorbeeldfactuur opgebouwd
Elk blok op de factuur heeft een functie. De tabel laat per onderdeel zien wat er in het voorbeeld staat en waarom. De volledige lijst met verplichte gegevens en uitzonderingen staat in de gids over factuureisen.
| Onderdeel | In het voorbeeld |
|---|---|
| Je bedrijfsgegevens | Naam en volledig adres, KVK-nummer 12345678 en btw-id NL123456789B01. Gebruik je btw-id, niet je omzetbelastingnummer: bij een eenmanszaak zit daarin je burgerservicenummer. |
| Gegevens van je klant | Volledige naam en adres van Groenhuis B.V. Het btw-id van je klant is op een gewone binnenlandse factuur niet verplicht. |
| Factuurnummer | 2026-0057 volgt direct op 2026-0056. Elk nummer gebruik je maar één keer. |
| Factuurdatum en leverdatum | Uitgereikt op 25 september, opgeleverd op 18 september. Beide datums staan op de factuur. |
| Factuurregels | Per regel een omschrijving, het aantal of de uren, de prijs per eenheid exclusief btw en het btw-tarief. |
| Totalen | Het bedrag exclusief btw, het btw-bedrag per tarief en het totaal. Bij meer tarieven krijgt elk tarief een eigen subtotaal. |
| Betaalgegevens | IBAN, tenaamstelling, vervaldatum en het factuurnummer als betalingskenmerk. Niet verplicht, maar zo kan je klant direct betalen en herken jij de betaling. |
| Referentie van je klant | Inkoopordernummer 4471. Grotere klanten vragen hier vaak om; zonder dat nummer blijft een factuur soms liggen. |
Voorbeeld met 9% en 21% btw: totalen per tarief
Lever je producten of diensten met verschillende btw-tarieven, dan zet je per tarief het bedrag exclusief btw en het btw-bedrag op de factuur. In dit voorbeeld levert een koffiebranderij aan een kantoor. Koffie en thee zijn voedingsmiddelen en vallen onder 9% btw; de koffiemolen valt onder 21%.
Tel eerst de regels per tarief op en bereken daarna de btw over elk subtotaal. Het totaal te betalen is de som van alle bedragen exclusief btw plus alle btw.
| Factuurregel | Bedrag excl. btw (tarief) |
|---|---|
| Koffiebonen espresso: 12 × 1 kg à € 24,50 | € 294,00 (9%) |
| Thee: 4 dozen à € 11,25 | € 45,00 (9%) |
| Koffiemolen: 1 × € 349,00 | € 349,00 (21%) |
Totalen per btw-tarief
Totaal 9%, exclusief btw: € 339,00 Btw 9%: € 30,51 Totaal 21%, exclusief btw: € 349,00 Btw 21%: € 73,29 Totaal exclusief btw: € 688,00 Totaal btw: € 103,80 Totaal te betalen: € 791,80
Varianten: welke tekst verandert er op de factuur?
Niet elke factuur heeft 21% btw. In deze situaties blijft de opbouw gelijk, maar verandert de btw-regel of komt er een vermelding bij. Wanneer een regeling geldt, lees je in de gekoppelde gidsen.
Het voorbeeld onder de tabel is dezelfde website, nu voor een klant in Duitsland. Je eigen gegevens en btw-id blijven gelijk; alleen de btw-regel verandert.
| Situatie | Wat verandert er |
|---|---|
| Btw verlegd binnen Nederland, bijvoorbeeld bij onderaanneming in de bouw | Geen btw-bedrag. Wel het btw-id van je klant, het bedrag exclusief btw per tarief en de tekst "Btw verlegd". Het totaal te betalen is het bedrag exclusief btw. |
| Je gebruikt de KOR | Geen btw-tarief en geen btw-bedrag, ook geen 0%. Wel een vermelding als "Vrijgesteld van btw op grond van de kleineondernemersregeling (KOR)." Je btw-id hoeft er niet op. |
| Je klant is een particulier | Meestal hoef je geen factuur te sturen. Doe je het wel, gebruik dan dezelfde gegevens als bij een zakelijke klant, met de btw erbij. Een particulier heeft geen btw-id. |
| Dienst aan een bedrijf in een ander EU-land | Meestal geen Nederlandse btw. Je vermeldt "Btw verlegd" en de btw-id’s van jou en je klant, en neemt de dienst op in je opgaaf ICP. |
| Goederen naar een bedrijf in een ander EU-land | 0% btw, beide btw-id’s en de aanduiding dat het een intracommunautaire levering is, bijvoorbeeld "artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112". |
| Creditfactuur | Een nieuw factuurnummer, negatieve bedragen en een verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, zoals "Creditfactuur bij factuur 2026-0057 van 25 september 2026". |
Voorbeeld: dezelfde factuur aan een klant in Duitsland
Aan: Musterfirma GmbH Beispielstraße 5 10115 Berlijn, Duitsland Btw-id klant: DE123456789 Factuurnummer: 2026-0058 Factuurdatum: 25 september 2026 Leverdatum: 18 september 2026 Website ontwerpen en bouwen, vaste prijs: 1 × € 1.200,00 = € 1.200,00 Extra aanpassingen na oplevering: 3 uur × € 65,00 = € 195,00 Licenties stockfoto’s: 4 × € 15,00 = € 60,00 Totaal exclusief btw: € 1.455,00 Btw verlegd Totaal te betalen: € 1.455,00
Btw verlegd: wanneer het geldt en wat er op je factuur moet
Factuur zonder btw: KOR, vrijstelling en 0%
Sjabloon, factuurgenerator of factuurprogramma?
Met een sjabloon in Word of Excel houd je zelf de nummering bij, controleer je de btw en pas je bij elke klant de gegevens aan. Dat werkt prima als je af en toe factureert.
Heb je maar één losse factuur nodig, vul dan de gratis factuurgenerator in en download een pdf. Factureer je vaker, dan werkt een factuurprogramma sneller. In Factuur Simpel staan je gegevens, logo en klanten klaar, stelt het programma het volgende factuurnummer voor en rekent het de btw per tarief uit. Je verstuurt de factuur per e-mail met een betaalpagina, en standaard gaat er één automatische herinnering uit als de factuur te laat is.
Veelgemaakte fouten bij het overnemen van een voorbeeld
Deze fouten zie je vaak in facturen die op basis van een voorbeeld of een oud bestand zijn gemaakt:
- Je omzetbelastingnummer vermelden in plaats van je btw-id.
- Een oude factuur kopiëren en het factuurnummer niet aanpassen, waardoor een nummer twee keer voorkomt.
- Alleen het totaalbedrag noemen, zonder bedrag exclusief btw, tarief en btw-bedrag.
- De leverdatum weglaten als je het werk eerder hebt afgerond dan je factureert.
- "Btw verlegd" op de factuur zetten zonder het btw-id van je klant.
- Btw rekenen terwijl je de KOR gebruikt, of een KOR-factuur met 0% btw versturen.
Veelgestelde vragen
Is het factuursjabloon gratis?
Ja. Je downloadt het Word- en het Excel-sjabloon gratis, zonder account of e-mailadres, en je mag ze onbeperkt gebruiken en aanpassen.
Mag ik een factuur in Word of Excel maken?
Ja. De Belastingdienst stelt eisen aan wat er op de factuur staat, niet aan het programma waarmee je hem maakt. Let er wel zelf op dat je factuurnummers doorlopen, dat de btw klopt en dat je elke factuur 7 jaar bewaart. Met de gratis factuurgenerator of een factuurprogramma gaat de berekening vanzelf.
Wat is het verschil tussen een factuur voorbeeld en een factuursjabloon?
Een factuur voorbeeld is een ingevulde factuur die laat zien hoe alles samenkomt, zoals de voorbeeldfactuur op deze pagina. Een factuursjabloon is een leeg ontwerp met vaste velden, dat je voor elke nieuwe factuur opnieuw invult.
Heb ik een handtekening nodig op mijn factuur?
Nee. Een handtekening hoort niet bij de factuureisen van de Belastingdienst. Een factuur die je als pdf per e-mail stuurt, is zonder handtekening compleet.
Moet mijn logo op de factuur?
Nee, een logo is niet verplicht. Het maakt je factuur wel herkenbaar. Belangrijker is dat de naam op je factuur je juridische naam is, of je handelsnaam zoals die met je adres bij de KVK staat.
Welke betaalgegevens zet ik op een factuur?
Je IBAN, de naam waarop de rekening staat, de vervaldatum en het factuurnummer als betalingskenmerk. Die gegevens zijn niet verplicht, maar zonder IBAN weet je klant niet waar hij moet betalen.
Hoe ziet een factuur aan een particulier eruit?
Bijna hetzelfde als een zakelijke factuur: je gegevens, naam en adres van je klant, een factuurnummer, datums, de regels en de btw. Een btw-id van je klant ontbreekt, want particulieren hebben er geen. Meestal ben je niet verplicht om een particulier een factuur te sturen.
Maak je eigen factuur op basis van dit voorbeeld
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis, zonder betaalgegevens. Je bedrijfsgegevens en btw-id staan op elke factuur, het volgende factuurnummer wordt voorgesteld en de btw per tarief wordt berekend. Liever één losse pdf? Gebruik dan de gratis factuurgenerator.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.
Bronnen en verdere uitleg
- Belastingdienst: aan welke eisen moet een factuur voldoen?
- Belastingdienst: btw-tarief voor voedingsmiddelen
- Belastingdienst: hoe werkt btw verleggen?
- Belastingdienst: factureren met de kleineondernemersregeling
- Belastingdienst: extra factuureisen bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen
- Belastingdienst: extra factuureisen bij goederen naar andere EU-landen