Voor een paar eenvoudige facturen kan een goed Excel-sjabloon prima werken. Zodra je vaker dezelfde klantgegevens overneemt of betalingen in losse bestanden bijhoudt, kan factuursoftware handiger worden. Vergelijk de hele werkwijze: van de eerste factuurregel tot het terugvinden van een betaling.
Wanneer is een factuur in Excel een logische keuze?
Excel geeft je veel vrijheid in de indeling en berekeningen. Als je het programma al gebruikt, weinig facturen verstuurt en je administratie zelf goed bijhoudt, hoef je niet alleen vanwege het aantal documenten van systeem te veranderen. Een vast sjabloon en een apart factuuroverzicht kunnen voldoende overzicht geven.
Die aanpak vraagt wel een routine. Bewaar een leeg sjabloon, controleer formules na wijzigingen en sla iedere verstuurde versie apart op. Noteer nummer, klant, datum, totaalbedrag en betaalstatus in je overzicht. Zo wordt je map met documenten ook een bruikbare administratie.
Vergelijk het werk dat bij iedere factuur terugkomt
Onderstaande vergelijking gaat over een gewone spreadsheet zonder zelfgebouwde koppelingen. Excel kan uitgebreid worden, maar die inrichting en het onderhoud kosten ook tijd. Bij factuursoftware verschillen functies per aanbieder en abonnement; beoordeel dus de concrete werkwijze die je nodig hebt.
Het verschil merk je vaak bij terugkerende klanten. Een adreswijziging op één plek bijhouden is eenvoudiger dan oude bestanden nalopen. Ook een centraal factuuroverzicht helpt wanneer je wilt weten welke documenten je hebt gemaakt en welke je nog moet opvolgen.
| Onderdeel | Excel-sjabloon | Factuur Simpel |
|---|---|---|
| Klant | Invullen of overnemen | Opgeslagen klant kiezen |
| Nummering | Eigen teller bijhouden | Volgend nummer voorgesteld |
| Factuur opmaken | Eigen sjabloon bijwerken | Vaste opmaak |
| Betaling vastleggen | Eigen overzicht bijwerken | Factuur als betaald markeren |
Een mooi sjabloon is pas het begin
De Nederlandse factuureisen gaan onder meer over de gegevens van jou en je klant, de factuurdatum, een uniek opeenvolgend nummer en de omschrijving en btw-gegevens van de levering. Een nette opmaak zegt op zichzelf niets over de volledigheid van die inhoud. Voor bijzondere situaties kunnen aangepaste eisen gelden.
Loop daarom dezelfde controle na, welk hulpmiddel je ook kiest. Kloppen de klant en de uitgevoerde opdracht? Zijn aantallen, prijzen en btw-behandeling juist? Staat de afgesproken betaalinformatie erop? Open bij een PDF ook het uiteindelijke bestand, zodat je afgebroken tekst en ontbrekende regels opmerkt.
Wanneer levert een factuurprogramma je praktisch voordeel op?
Er is geen magisch aantal facturen waarbij je moet overstappen. Let op herhaald werk: typ je adressen steeds opnieuw, zoek je regelmatig naar de laatste versie of vergeet je je betalingsoverzicht bij te werken? Dan verdient je proces aandacht, ook als je nog niet veel factureert.
Neem bij een vergelijking ook het werk na verzending mee. Een factuur opstellen is één stap; terugvinden, corrigeren en opvolgen horen erbij. Software kan informatie bij elkaar houden, maar de keuze voor het juiste btw-tarief en het controleren van betalingen blijven onderdeel van je werk.
Vergelijk één echte werkweek
Noteer een week lang hoeveel tijd je besteedt aan klantgegevens overnemen, facturen maken, bestanden zoeken en betalingen bijwerken. Herhaal dezelfde taken tijdens een proefperiode. Vergelijk je eigen ervaring met de abonnementskosten en eventuele kosten voor aanvullende diensten.
Stap over met een overzichtelijke eerste factuur
Je hoeft historische facturen niet opnieuw als nieuwe omzet aan te maken. Bewaar de oorspronkelijke documenten en houd tijdens de overgang duidelijk bij waar je de betaling registreert. Dat voorkomt dat een oude factuur buiten beeld raakt of dubbel wordt verstuurd.
- Bewaar je bestaande spreadsheet en verstuurde documenten op een vaste plek.
- Leg je laatst gebruikte factuurnummer en je openstaande facturen vast.
- Vul je bedrijfsgegevens in en voeg de klanten toe die je binnenkort gaat factureren.
- Maak één concept en controleer opmaak, nummer, klant, bedragen en betaalgegevens.
- Kies vanaf welke datum je nieuwe facturen in het programma maakt en blijf oude openstaande posten opvolgen.
Veelgestelde vragen
Is factureren in Excel altijd gratis?
Dat hangt af van je softwarelicentie en het sjabloon dat je gebruikt. Heb je Excel al, dan kan de extra software-uitgave beperkt zijn. Neem ook je eigen tijd voor invoer, controle en opvolging mee in de vergelijking.
Vanaf hoeveel facturen heb ik software nodig?
Er is geen vaste grens die voor iedere ondernemer werkt. Het aantal terugkerende klanten, de complexiteit van je facturen en het werk aan betaalopvolging zijn minstens zo relevant. Kies op basis van je eigen proces.
Moet ik al mijn oude facturen opnieuw maken bij een overstap?
Nee. Bewaar de oorspronkelijke documenten en leg je openstaande posten vast. Start nieuwe facturen met een nummering die duidelijk aansluit op je administratie, zonder oude omzet opnieuw te factureren.
Ervaar het verschil met je eigen factuur
Probeer Factuur Simpel met een klant en een opdracht die je herkent. Zo beoordeel je of de werkwijze bij je past.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.