Een factuur is verlopen, maar je wilt de samenwerking goed houden. Met een korte betalingsherinnering maak je duidelijk wat nog openstaat en hoe de klant kan betalen. Hieronder vind je twee voorbeeldmails voor zakelijke klanten en de belangrijkste aandachtspunten vóór verzending.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Begin bij de afgesproken vervaldatum. Is die verstreken, vergelijk de factuur dan met de ontvangen betalingen. Een overboeking kan onderweg zijn of onder een andere omschrijving binnenkomen. Vraag alleen om het bedrag dat werkelijk nog openstaat.
Controleer ook of de juiste contactpersoon de oorspronkelijke factuur heeft ontvangen. Bij een zakelijke klant kan de financiële administratie een apart e-mailadres of een inkoopreferentie gebruiken. Een ontbrekend ordernummer vraagt om een oplossing, niet om een strengere e-mail.
- Verwerk betalingen en eventuele creditnota’s voordat je het openstaande saldo noemt.
- Controleer de vervaldatum, het e-mailadres en eerdere afspraken over uitstel.
- Voeg de oorspronkelijke factuur toe en gebruik hetzelfde factuurnummer.
- Vraag om een concrete betaaldatum en geef ruimte om vragen te stellen.
Voorbeeld: een vriendelijke eerste herinnering
Deze tekst is bedoeld als gewone betalingsherinnering aan een zakelijke klant. Vul de velden tussen vierkante haken in en kies een redelijke concrete datum die past bij jullie afspraken. Het voorbeeld rekent geen extra kosten en is geen formele incassobrief.
Eerste betalingsherinnering voor een zakelijke klant
Onderwerp: Nog openstaand: factuur [factuurnummer] Beste [naam], Voor [werk of levering] stuurden we op [factuurdatum] factuur [factuurnummer]. De betaaldatum was [vervaldatum]. In onze administratie staat nog € [openstaand bedrag] open. Wil je dit bedrag uiterlijk [nieuwe betaaldatum] overmaken naar [IBAN] op naam van [bedrijfsnaam], met [factuurnummer] als omschrijving? De factuur zit voor het gemak bij deze e-mail. Heb je al betaald? Laat dan even weten op welke datum, zodat we de betaling kunnen terugvinden. Als er iets onduidelijk is aan de factuur, hoor ik het graag. Met vriendelijke groet, [naam en bedrijfsnaam]
Voorbeeld: opvolgen als een reactie uitblijft
Is de nieuwe datum voorbij? Bekijk eerst of er intussen een betaling of reactie binnenkwam. Verwijs vervolgens naar je eerdere bericht en vraag om bevestiging. Bij een terugkerende klant kan een kort telefoongesprek verduidelijken waarom betaling uitblijft.
Tweede bericht aan een zakelijke klant
Onderwerp: Betaaldatum afstemmen voor factuur [factuurnummer] Beste [naam], Op [datum eerste herinnering] mailde ik over factuur [factuurnummer]. Het resterende bedrag is € [openstaand bedrag]. We hebben nog geen betaling of bericht ontvangen. Kun je uiterlijk [reactiedatum] bevestigen wanneer je betaalt? De factuur is opnieuw bijgevoegd; betalen kan op [IBAN] met vermelding van [factuurnummer]. Klopt er iets niet of ontbreekt er een gegeven voor jullie administratie? Laat het me weten, dan pakken we dat meteen op. Met vriendelijke groet, [naam en bedrijfsnaam]
Zakelijke klant of consument: dat maakt verschil
Bij een Nederlandse consument moet je vóór het rekenen van incassokosten een kosteloze aanmaning sturen met een betalingstermijn van 14 dagen en de gevolgen van niet betalen. De voorbeeldmails hierboven zijn daar niet voor ingericht: ze kondigen geen incassokosten aan.
Bij zakelijke klanten is die verplichte kosteloze aanmaning niet op dezelfde manier van toepassing. De overeenkomst en de toepasselijke regels bepalen welke vervolgstappen en kosten mogelijk zijn. Gebruik een gewone herinnering dus niet automatisch als basis om kosten toe te voegen.
Ondernemersplein: aanmaningen en vervolgstappen bij niet betalen
Bewaar het overzicht bij iedere vervolgstap
Leg vast wanneer je contact opnam, welk bedrag nog openstond en wat de klant toezegde. Heeft de klant een deel betaald, dan hoort alleen het resterende bedrag in de volgende herinnering. Zet een afgesproken betalingsregeling op schrift en noteer de afgesproken momenten.
In Factuur Simpel kun je bij een openstaande factuur een herinnering per e-mail sturen en het onderwerp en bericht aanpassen. Zo blijft je communicatie gekoppeld aan de betreffende factuur. Werk de betaalstatus bij wanneer de betaling binnen is, voordat je opnieuw opvolgt.
Facturen maken, versturen en bijhouden
Bekijk het factuurprogramma voor je dagelijkse administratie
Veelgestelde vragen
Moet een betalingsherinnering een nieuw factuurnummer krijgen?
Een herinnering verwijst naar de bestaande factuur. Gebruik daarom hetzelfde factuurnummer en voeg die factuur opnieuw toe. Zo kan de klant de betaling aan de juiste factuur koppelen.
Kan ik deze voorbeelden naar een consument sturen?
De voorbeelden zijn geschreven voor gewone opvolging bij zakelijke klanten. Voor incassokosten bij Nederlandse consumenten is een kosteloze aanmaning met de vereiste termijn en informatie nodig. Daarvoor zijn deze voorbeeldmails niet opgesteld.
Wat doe ik als de klant al een deel heeft betaald?
Verwerk de ontvangen betaling en noem alleen het resterende bedrag in je herinnering. Vermeld eventueel welke betaling je al hebt ontvangen, zodat duidelijk is hoe je het saldo hebt berekend.
Houd facturen en opvolging bij elkaar
Maak je facturen in Factuur Simpel en houd zicht op wat nog openstaat. Probeer het factuurprogramma 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.