Kort antwoord
Zet je bedrijfsnaam en het factuurnummer in de onderwerpregel. Noem in de e-mail waarvoor de factuur is, het totaalbedrag, de vervaldatum en hoe je klant betaalt, en voeg de factuur toe als pdf. De factuureisen gelden voor de factuur zelf, niet voor de e-mail. Een factuur mailen mag als je klant akkoord is met digitaal factureren.
Je factuur is klaar en moet de deur uit. Met een korte, duidelijke e-mail komt hij bij de juiste persoon terecht en ziet je klant meteen wat er betaald moet worden. Hieronder vind je drie voorbeeldteksten om over te nemen, onderwerpregels die een administratie snel terugvindt en de punten die je controleert voordat je op verzenden drukt.
Wat zet je in de e-mail bij een factuur?
De e-mail is een begeleidend bericht. De verplichte gegevens, zoals je btw-id, het factuurnummer en de btw per tarief, horen op de factuur zelf. In de e-mail herhaal je alleen wat je klant nodig heeft om de factuur te verwerken en te betalen.
- Waarvoor de factuur is: de klus, de levering of de periode.
- Het factuurnummer en het totaalbedrag inclusief btw.
- De vervaldatum, als concrete datum in plaats van alleen "binnen 14 dagen".
- Hoe je klant betaalt: je IBAN, de tenaamstelling en het factuurnummer als omschrijving, of een betaallink.
- De factuur als pdf-bijlage, met het factuurnummer in de bestandsnaam.
- Bij wie je klant terechtkan met vragen.
Een onderwerpregel die de administratie terugvindt
Bij grotere klanten komt je e-mail vaak binnen op een algemeen adres van de crediteurenadministratie. Daar zoeken ze op factuurnummer, bedrijfsnaam of inkoopordernummer. Zet die gegevens vooraan in de onderwerpregel en laat woorden als "Hierbij" of "Zoals besproken" weg.
Voorbeelden van onderwerpregels
Factuur 2026-0042 van [bedrijfsnaam] Factuur 2026-0042, order [inkoopordernummer klant] Factuur 2026-0042: [project], september 2026
Voorbeeld: e-mail bij een factuur aan een zakelijke klant
Deze tekst past bij de meeste zakelijke klanten. Vul de velden tussen vierkante haken in en controleer of bedrag en datum gelijk zijn aan die op de factuur.
Factuurmail aan een zakelijke klant
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [bedrijfsnaam] Beste [naam], In de bijlage vind je factuur [factuurnummer] voor [werk of levering] in [periode]. Het totaalbedrag is € [bedrag] inclusief btw. Wil je het bedrag uiterlijk [vervaldatum] overmaken naar [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer]? Heb je vragen over de factuur? Bel me op [telefoonnummer] of beantwoord deze e-mail. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam]
Voorbeeld: korte tekst voor een vaste klant
Werk je vaker voor dezelfde klant en kent die je werkwijze, dan mag het korter. Noem wel altijd het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum.
Korte factuurmail
Onderwerp: Factuur [factuurnummer]: [project] Hoi [naam], Hierbij de factuur voor [project] van [maand]: € [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum]. Je kunt betalen via de link in deze e-mail of op [IBAN] met [factuurnummer] als omschrijving. Bedankt voor de fijne samenwerking! Groet, [naam]
Voorbeeld: de eerste factuur aan een nieuwe klant
Bij een nieuwe klant weet je nog niet hoe facturen daar worden verwerkt. Vraag of het e-mailadres klopt en of er een inkoopordernummer of referentie op de factuur moet. Zo voorkom je dat je factuur terugkomt en de betaling blijft liggen.
Eerste factuur aan een nieuwe klant
Onderwerp: Factuur [factuurnummer] van [bedrijfsnaam] Beste [naam], Bedankt voor de opdracht. In de bijlage vind je de factuur voor [werk of levering], zoals afgesproken in [offerte of opdrachtbevestiging] van [datum]. Het totaalbedrag is € [bedrag] inclusief btw, te betalen vóór [vervaldatum] op [IBAN] ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer]. Moeten facturen bij jullie naar een ander e-mailadres, of hoort er een inkoopordernummer of referentie op? Laat het me weten, dan pas ik dat aan. Met vriendelijke groet, [naam] [bedrijfsnaam]
Mag je een factuur per e-mail sturen?
Ja. Een pdf-factuur per e-mail heet digitaal factureren. Volgens de Belastingdienst mag dat als je klant ermee akkoord gaat, dus spreek het bij een nieuwe klant af, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging. Je moet ook kunnen aantonen waar de factuur vandaan komt, dat de inhoud niet is veranderd en dat hij leesbaar blijft. Bewaar daarom de pdf die je hebt verstuurd bij je administratie.
Verstuur de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de maand waarin je hebt geleverd. Factureer je de Rijksoverheid, dan volstaat een pdf per e-mail niet: daar stuur je een e-factuur, bijvoorbeeld via Peppol.
E-facturatie in Nederland: wat geldt nu en vanaf 2030?
Controleer dit voordat je op verzenden drukt
In Factuur Simpel verstuur je de factuur vanuit de app per e-mail. In die e-mail staat een link naar een betaalpagina met je bankgegevens, en per factuur zie je de e-mailgeschiedenis. Met Compleet stel je je eigen e-mailteksten in en betalen klanten via je eigen Mollie-account, bijvoorbeeld met iDEAL.
- Het e-mailadres: veel bedrijven willen facturen op een vast adres van de administratie ontvangen.
- De bijlage: een pdf, geen Word- of Excelbestand dat je klant kan aanpassen.
- Bedrag, factuurnummer en vervaldatum zijn in de e-mail en op de factuur gelijk.
- Je IBAN is hetzelfde als op eerdere facturen. Wijzigt je rekeningnummer, meld dat dan ook op een andere manier: klanten zijn terecht alert op valse facturen met een ander rekeningnummer.
Facturen maken en per e-mail versturen
Vervaldatum voorbij? Voorbeelden van een betalingsherinnering
Veelgestelde vragen
Zet ik de factuur in de e-mail of als bijlage?
Als bijlage, in pdf. De e-mail is een begeleidend bericht; de verplichte gegevens horen op de factuur zelf. Een pdf houdt je opmaak vast en is lastiger te wijzigen dan een Word- of Excelbestand.
Moet mijn klant akkoord gaan met een factuur per e-mail?
Ja. Volgens de Belastingdienst mag je digitaal factureren als je afnemer daarmee akkoord gaat. Leg het bij een nieuwe klant vast, bijvoorbeeld in je offerte of opdrachtbevestiging.
Wat zet ik in de onderwerpregel van een factuurmail?
Je bedrijfsnaam en het factuurnummer, aangevuld met het inkoopordernummer of project van je klant als dat er is. Zo koppelt de administratie je factuur snel aan de juiste opdracht.
Kan ik een betaallink in de e-mail zetten?
Ja. Met een betaallink betaalt je klant online zonder gegevens over te typen. Noem daarnaast je IBAN en het factuurnummer, voor klanten die liever zelf overmaken.
Verstuur je factuur vanuit je factuurprogramma
Maak je factuur in Factuur Simpel en verstuur hem per e-mail, met een link naar een betaalpagina erin. Probeer het factuurprogramma 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.