Kort antwoord
Je moet facturen bewaren die je verstuurt en ontvangt: 7 jaar, en 10 jaar voor facturen over onroerende zaken zoals een bedrijfspand. Bewaar elke factuur in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving, dus een pdf of e-factuur digitaal. Papieren facturen mag je scannen als de scan een juiste en volledige weergave is.
Facturen bewaren hoort bij de administratie van iedere zzp'er en mkb-ondernemer: de Belastingdienst moet je cijfers jaren later nog kunnen controleren. In deze gids lees je welke termijnen gelden en wanneer ze beginnen. Je ziet ook wat je digitaal mag bewaren en hoe je een archief opzet dat je snel terugvindt.
Hoelang moet je facturen bewaren?
De bewaarplicht is 7 jaar, voor alle facturen die je verstuurt en ontvangt en voor de rest van je administratie. De basis staat in artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen. Stop je binnen die 7 jaar met je bedrijf, dan blijft de bewaarplicht gelden.
Voor sommige gegevens is de termijn 10 jaar. Het gaat om gegevens over onroerende zaken en rechten daarop, zoals een bedrijfspand of grond. Gebruik je de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem (OSS), dan bewaar je de gegevens over die leveringen en diensten ook 10 jaar.
| Gegevens | Termijn | Voorbeelden |
|---|---|---|
| Basisgegevens | 7 jaar | Grootboek, debiteuren en crediteuren, in- en verkoopadministratie |
| Facturen en bonnetjes | 7 jaar | Facturen die je verstuurt, inkoopfacturen en kassabonnen |
| Onroerende zaken | 10 jaar | Aankoop of bouw van een bedrijfspand, grond |
| Eenloketsysteem (OSS) | 10 jaar | Leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling |
| Overige gegevens | 7 jaar, of korter na afspraak | Schriftelijke afspraak met de Belastingdienst nodig |
Wanneer begint de bewaartermijn?
De termijn begint pas als een gegeven niet meer actueel is. Zolang je een document nog gebruikt, hoort het bij je lopende administratie; een contract telt pas mee als het afloopt.
Bij onroerende zaken rekent de Wet op de omzetbelasting met negen jaar na het jaar waarin je het pand in gebruik neemt; met dat jaar erbij kom je op de 10 jaar die de Belastingdienst noemt. Twijfel je over een specifiek document, bijvoorbeeld bij een geschil, overleg dan met je boekhouder.
Twee rekenvoorbeelden
Huurcontract werkruimte: looptijd van 1 januari 2026 tot en met 31 december 2030. Het contract blijft actueel tot het einde van de looptijd. Daarna begint de bewaartermijn van 7 jaar: bewaren tot en met 31 december 2037. Bedrijfspand: in gebruik genomen in 2026. Negen jaar na 2026 is 2035. De aankoopfactuur en de andere gegevens over het pand bewaar je dus tot en met 31 december 2035.
Welke facturen en gegevens bewaar je?
Bewaar alle facturen die je verstuurt of ontvangt. Ook de stukken die een factuur onderbouwen horen bij je administratie, op papier of digitaal.
Laat je een deel van je administratie bijhouden in online software, de cloud of door een administratiekantoor? Ook die gegevens vallen onder de bewaarplicht. Maak afspraken over beschikbaarheid en bewaartermijn, of houd zelf een volledige kopie.
- Verkoopfacturen en creditnota’s, in de vorm waarin je ze verstuurde.
- Inkoopfacturen en bonnetjes van je zakelijke uitgaven.
- Bankafschriften: jij bent verantwoordelijk dat ze 7 jaar beschikbaar blijven, ook als je bank ze eerder offline haalt.
- Contracten, offertes, orderbevestigingen en zakelijke e-mails die een factuur onderbouwen.
- Je urenregistratie, als je de zelfstandigenaftrek of een andere aftrekpost met urencriterium gebruikt.
Mag je facturen digitaal bewaren of scannen?
Ja. Je bewaart een factuur in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving: een pdf of e-factuur bewaar je digitaal, niet als afdruk. Computerbestanden afdrukken en daarna verwijderen mag alleen bij een kleine administratie die binnen een redelijke termijn te controleren is.
Papieren facturen en bonnetjes mag je scannen en daarna weggooien, als de scan een juiste en volledige weergave is: alle pagina’s, voor- en achterkant, bijlagen en echtheidskenmerken zoals een logo of watermerk. Een papieren balans en staat van baten en lasten mag je niet omzetten. Voor elke omzetting gelden deze voorwaarden:
- Je zet alle gegevens inhoudelijk juist over.
- De nieuwe opslag blijft de hele bewaartermijn beschikbaar.
- Je kunt de gegevens binnen redelijke tijd leesbaar maken en laten controleren.
Belastingdienst: facturen bewaren en scannen
Belastingdienst-brochure over digitale administratie en bewaarplicht
Hoe bewaar je e-facturen en pdf-facturen?
Bewaar een e-factuur als het UBL-bestand (XML) dat je verstuurde of ontving, niet alleen als pdf. Een pdf-weergave is handig om te lezen, maar vervangt het bestand niet.
Volgens de Belastingdienst moeten UBL- en XML-berichten ook voor mensen leesbaar zijn of te maken zijn. Met een UBL-viewer open je zo’n bestand als leesbare factuur.
Voor elke factuur moeten de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd blijven tot het einde van de bewaartermijn. Je bepaalt zelf hoe, bijvoorbeeld door een inkoopfactuur te koppelen aan de betaling op je bankafschrift en aan de offerte. Krijg je een pdf-factuur per e-mail, bewaar dan ook de oorspronkelijke e-mail.
Checklist: zo richt je je factuurarchief in
Een vaste indeling per jaar maakt bewaren, terugvinden en opruimen eenvoudig.
- Maak per boekjaar één map met aparte delen voor verkoop, inkoop, bank en contracten.
- Sla verkoopfacturen op zoals je ze verstuurde en e-facturen als UBL-bestand, met factuurnummer en datum in de bestandsnaam.
- Exporteer minstens één keer per jaar je facturen en een overzicht uit je factuurprogramma, en in elk geval voordat je overstapt of je account opheft.
- Bewaar een tweede kopie op een andere plek en open af en toe een paar oude bestanden om te controleren of ze nog leesbaar zijn.
- Noteer per map wanneer de termijn op zijn vroegst afloopt en markeer stukken met 10 jaar en lopende contracten.
- Verwijder na de bewaartermijn persoonsgegevens die je niet meer nodig hebt. Voor langer bewaren heb je volgens de AVG een goede reden nodig.
Voorbeeld van een jaarmap
Administratie 2026 Verkoop: 2026-0042_2026-03-12_Bakkerij-Jansen.pdf (€ 1.210,00, waarvan € 210,00 btw) Inkoop: 2026-03-02_Drukkerij-Visser_8841.xml (UBL, zoals ontvangen) Bank: afschriften 2026 Contracten: huurcontract werkruimte, loopt tot en met 2030 Export: facturen-2026.xlsx en facturen-2026.zip
Facturen exporteren en archiveren met Factuur Simpel
Factuur Simpel bewaart je facturen, uitgaven en klanten zolang je account bestaat. Het is geen archiefdienst met een gegarandeerde bewaartermijn van 7 of 10 jaar: de wettelijke bewaarplicht blijft bij jou. Exporteer je gegevens daarom zelf naar je eigen archief.
Onder Exporteren kies je een periode en download je je facturen als Excel-overzicht of als ZIP-bestand met pdf’s. Verstuur en ontvang je facturen via Peppol (in het abonnement Compleet), dan exporteer je die als XML-bestanden (UBL). Ook je uitgaven en klanten kun je exporteren.
Veelgestelde vragen
Hoelang moet je een factuur bewaren?
Een factuur bewaar je 7 jaar, of je hem nu verstuurt of ontvangt. Gaat de factuur over een onroerende zaak, zoals de aankoop van een bedrijfspand, dan geldt 10 jaar. Ook voor leveringen en diensten onder de Unieregeling of Invoerregeling van het eenloketsysteem geldt 10 jaar. De termijn begint zodra het stuk niet meer actueel is.
Mag ik papieren facturen weggooien na het scannen?
Ja, als de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Scan alle pagina’s en bijlagen en leg ook echtheidskenmerken vast. De digitale versie moet de hele bewaartermijn beschikbaar blijven en binnen redelijke tijd te controleren zijn. Alleen een papieren balans en staat van baten en lasten mag je niet omzetten.
Is een pdf van een e-factuur genoeg?
Niet als enige bestand. Een e-factuur bewaar je in de vorm waarin je hem verstuurde of ontving, meestal een UBL-bestand. Een pdf-weergave kun je er als leesversie bij bewaren. Zorg wel dat je het UBL-bestand tijdens de hele bewaartermijn leesbaar kunt maken, bijvoorbeeld met een UBL-viewer.
Moet ik mijn administratie bewaren als ik stop met mijn bedrijf?
Ja. De bewaarplicht loopt door als je binnen de termijn stopt, zodat de Belastingdienst nog een eindcontrole kan doen. Exporteer daarom je facturen en andere gegevens uit je software voordat je een abonnement opzegt of een account verwijdert, en bewaar ze op een plek die je de komende jaren zelf beheert.
Houd je eigen factuurarchief bij
Maak je facturen in Factuur Simpel en exporteer ze per periode naar Excel, als ZIP met pdf’s of, voor Peppol-facturen, als UBL-bestand. Zo bouw je zelf een compleet archief op.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.