Kort antwoord
E-facturatie tussen bedrijven is in Nederland nog niet verplicht. Lever je aan de Rijksoverheid, dan moet je wel een e-factuur sturen, en een pdf telt daarvoor niet. Het kabinet wil e-facturatie voor zakelijke klanten verplichten per 1 juli 2030 en digitale rapportage per 1 juli 2031. Dat is nog een voorstel, geen wet.
Is e-facturatie verplicht in Nederland, nu België het sinds 1 januari 2026 tussen bedrijven verplicht stelt? Deze gids is voor zzp'ers en mkb-ondernemers. Je leest wat een e-factuur is, wanneer je er nu al een moet sturen, wat het kabinet op 11 september 2026 heeft aangekondigd en hoe je je voorbereidt.
Wat is een e-factuur en waarom telt een pdf niet?
Een e-factuur is een factuur in een gestructureerd digitaal formaat, in Nederland meestal een XML-bestand in UBL. Elk gegeven staat in een vast veld, zoals factuurnummer, btw-bedrag en IBAN, zodat de software van je klant de factuur automatisch inleest. In het Engels heet dit e-invoicing.
Een pdf die je mailt, is voor de btw een geldige digitale factuur als je klant akkoord gaat met digitale facturen. Maar het is geen e-factuur: iemand moet de gegevens nog overnemen.
De Europese norm EN 16931 bepaalt welke gegevens een e-factuur bevat en staat twee formaten toe: UBL en CII. E-facturen gaan meestal via het Peppol-netwerk, met je Peppol-ID als digitaal postadres.
| Kenmerk | Pdf per e-mail | E-factuur via Peppol |
|---|---|---|
| Vorm | Opgemaakt document | Gestructureerde gegevens (EN 16931) |
| Verwerking bij je klant | Overtypen of laten uitlezen | Automatisch inlezen |
| Geldig voor de btw | Ja, met akkoord van je klant | Ja, met akkoord van je klant |
| Factuur aan de Rijksoverheid | Voldoet niet | Verplicht |
| EU-klant (B2B) vanaf 1 juli 2030 | Voldoet niet meer | Verplicht |
Is e-facturatie nu al verplicht in Nederland?
Tussen bedrijven niet. Je kiest zelf of je op papier, als pdf of als e-factuur factureert, zolang je klant akkoord is met digitale facturen. Ook Peppol is in Nederland geen wettelijke plicht.
Voor de overheid ligt dat anders. Sinds 1 januari 2017 moeten leveranciers bij nieuwe inkoopovereenkomsten met de Rijksoverheid e-factureren. Sinds 18 april 2019 moeten alle aanbestedende diensten, ook gemeenten, provincies en waterschappen, e-facturen volgens EN 16931 kunnen ontvangen en verwerken.
- Zakelijke klant in Nederland: een e-factuur mag, maar is niet verplicht.
- Rijksoverheid, zoals een ministerie: een e-factuur is verplicht en een pdf voldoet niet.
- Gemeente, provincie of waterschap: verplicht als het in je opdracht of de inkoopvoorwaarden staat.
Logius: wettelijke data voor e-factureren
Nederlandse Peppolautoriteit over Peppol in Nederland (Engelstalig)
Hoe stuur je een e-factuur naar de overheid?
E-factureren aan de Rijksoverheid gaat via Peppol vanuit je boekhoudsoftware, eventueel met een serviceprovider, via een algemeen factuurportaal of via het Leveranciersportaal van de Rijksoverheid. Dat portaal is bedoeld voor wie maar af en toe aan het Rijk factureert en geen e-facturen vanuit eigen software kan versturen. Let vooral op deze gegevens:
- Het OIN van je opdrachtgever: 20 cijfers, uit de opdrachtbrief. Sinds 1 maart 2023 accepteert de Rijksoverheid alleen e-facturen met een geldig OIN; met een KVK-nummer wordt je factuur afgewezen.
- Het ordernummer, precies zoals in de opdrachtbrief. Eén factuur gaat over één inkoopopdracht.
- Je btw-id: als zzp'er vul je je btw-identificatienummer in, niet je omzetbelastingnummer.
Voorbeeld: ontwerpwerk voor een ministerie
Opdracht: 12 uur ontwerpwerk voor een ministerie Bedrag: 12 × € 95 = € 1.140,00 excl. btw Btw 21%: € 239,40 Totaal: € 1.379,40 Klant-ID: het OIN van het ministerie (uit de opdrachtbrief) Ordernummer: exact overgenomen uit de opdrachtbrief Jouw gegevens: KVK-nummer en btw-id Verzenden: via Peppol of via het Leveranciersportaal Betaling: de Rijksoverheid hanteert een betaaltermijn van 30 dagen
Helpdesk e-factureren: wat moet op een e-factuur aan het Rijk?
Wat verandert er vanaf 1 juli 2030?
De Europese richtlijn Btw in het digitale tijdperk (ViDA) is op 11 maart 2025 aangenomen. Vanaf 1 juli 2030 reik je facturen aan zakelijke klanten in andere EU-landen uit als e-factuur volgens EN 16931, binnen 10 dagen na de levering of dienst. De factuurgegevens rapporteer je bij het uitreiken digitaal aan de Belastingdienst.
Het kabinet wil op dezelfde datum e-facturatie verplichten voor binnenlandse transacties tussen bedrijven, en digitale rapportage van die facturen per 1 juli 2031. Dat staat in de contourenbrief van 11 september 2026. Het is een voornemen: het wetsvoorstel moet nog door het parlement.
- Wie de kleineondernemersregeling (KOR) toepast, met maximaal € 20.000 omzet per kalenderjaar, hoeft volgens het voorstel geen e-facturen te versturen en niets te rapporteren, maar moet e-facturen wel kunnen ontvangen.
- Er komt geen aparte drempel voor micro-ondernemingen; ook ondernemers met het kasstelsel doen mee.
- Alleen de Europese norm EN 16931 wordt toegestaan.
- Of er een verplicht netwerk komt, en welk, is nog open. Onderzoeksbureau EY adviseerde Peppol; het kabinet onderzoekt dit tot oktober 2026.
- Bestaande uitzonderingen blijven zoveel mogelijk bestaan, zoals voor ondernemers met alleen vrijgestelde prestaties.
| Datum | Wat | Status |
|---|---|---|
| 1 januari 2017 | E-factuur verplicht bij nieuwe contracten met de Rijksoverheid | Geldt |
| 18 april 2019 | Alle aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen ontvangen | Geldt |
| 1 januari 2026 | België: e-factuur verplicht tussen Belgische btw-plichtigen | Geldt in België |
| Najaar 2026 | Internetconsultatie van het conceptwetsvoorstel | Gepland |
| Voor de zomer van 2027 | Wetsvoorstel naar de Tweede Kamer | Gepland |
| 1 juli 2030 | E-factuur en rapportage voor B2B binnen de EU; in Nederland ook binnenlandse e-factuur | EU-richtlijn; binnenlands deel is een voorstel |
| 1 juli 2031 | Digitale rapportage van binnenlandse B2B-facturen | Voorstel |
Rijksoverheid: kabinetsbesluit van 11 september 2026
Tweede Kamer: contourenbrief elektronisch factureren en rapporteren
Moet je Belgische klanten via Peppol factureren?
Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige bedrijven onderling gestructureerde e-facturen gebruiken, met Peppol als standaardroute. Die verplichting geldt niet voor een Nederlandse ondernemer zonder vaste inrichting in België, ook niet met een Belgisch btw-nummer.
Laat je klant wel zelf weten dat je geen vaste inrichting in België hebt; die taak legt de Belgische overheid bij jou. Omdat je klant e-facturen moet kunnen ontvangen, is Peppol vaak de makkelijkste route. Vanaf 1 juli 2030 is een e-factuur verplicht voor grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU.
Gids: verplichte e-facturatie via Peppol in België
Belgische overheid: voor wie geldt de e-facturatieverplichting?
Zo bereid je je voor op verplichte e-facturatie
Met deze stappen bereid je je voor op overheidsklanten, Belgische klanten en de plannen voor 2030. Twijfel je of een uitzondering voor jou geldt, bijvoorbeeld bij vrijgestelde prestaties, vraag het dan je boekhouder.
- Zet op een rij welke klanten nu al een e-factuur vragen: de Rijksoverheid, sommige andere overheden en Belgische zakelijke klanten.
- Kies software die e-facturen volgens EN 16931 via Peppol verstuurt en ontvangt, zodat je niet zelf met XML-bestanden werkt.
- Registreer je bedrijf op Peppol, bijvoorbeeld met je KVK-nummer (0106), en leg per klant het Peppol-ID vast, bij overheden ook OIN en ordernummer.
- Oefen met ontvangen: open een binnengekomen UBL-bestand en controleer het voordat je het boekt.
- Volg de internetconsultatie in het najaar van 2026 en het wetsvoorstel in 2027. Pas je de KOR toe, zorg dan vooral dat je e-facturen kunt ontvangen.
E-facturen versturen en ontvangen in Factuur Simpel
Met het Compleet-abonnement van Factuur Simpel verstuur je facturen als e-factuur via Peppol en ontvang je Peppol-facturen van leveranciers. Je registreert je bedrijf met je KVK-nummer (0106) of btw-nummer. Ontvangen e-facturen komen binnen bij je uitgaven en je bekijkt ze als leesbare pdf.
De e-factuur maak je vanuit dezelfde factuur en de UBL-bestanden kun je exporteren. Klanten zonder Peppol-ID mail je de factuur gewoon. In de proefperiode van 30 dagen probeer je de functies van Compleet, inclusief Peppol.
Veelgestelde vragen
Is Peppol verplicht in Nederland?
Nee. Peppol is een netwerk voor e-facturen, geen wettelijke plicht. De Rijksoverheid ontvangt e-facturen wel bij voorkeur via Peppol, maar het Leveranciersportaal kan ook. Of Peppol vanaf 2030 het verplichte netwerk voor bedrijven wordt, is nog niet besloten; het kabinet onderzoekt dat tot oktober 2026.
Telt een pdf-factuur als e-factuur?
Nee. Een pdf per e-mail is voor de btw wel een geldige factuur als je klant akkoord is met digitale facturen, maar de gegevens zijn niet automatisch te verwerken. Voor de Rijksoverheid voldoet een pdf daarom niet, en vanaf 1 juli 2030 ook niet voor zakelijke klanten in andere EU-landen.
Geldt de verplichting vanaf 2030 ook voor zzp'ers?
Volgens het kabinetsvoornemen wel, als je aan bedrijven factureert; er komt geen aparte drempel voor micro-ondernemingen. Pas je de KOR toe, de kleineondernemersregeling voor een omzet tot € 20.000 per kalenderjaar, dan hoef je geen e-facturen te versturen en niets te rapporteren. Je moet e-facturen dan wel kunnen ontvangen.
Moet ik mijn Belgische klanten nu al via Peppol factureren?
Nee. Zonder vaste inrichting in België geldt de Belgische verplichting niet voor jou, ook niet met een Belgisch btw-nummer. Je Belgische zakelijke klant moet e-facturen wel kunnen ontvangen, dus Peppol is vaak de makkelijkste route. Vanaf 1 juli 2030 is een e-factuur verplicht voor grensoverschrijdende B2B-facturen binnen de EU.
Verstuur je e-facturen via Peppol
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis. Met Compleet verstuur en ontvang je e-facturen via Peppol en mail je gewone facturen aan klanten die nog niet op Peppol zitten.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.
Bronnen en verdere uitleg
- Rijksoverheid: kabinet kiest voor invoering e-facturatie en rapportage voor bedrijven
- Tweede Kamer: contourenbrief elektronisch factureren en rapporteren (11 september 2026)
- Ondernemersplein: e-factureren aan de overheid
- Logius: e-facturatie in Europees formaat en de wettelijke data
- Europese Commissie: VAT in the Digital Age (ViDA)