Kort antwoord
Peppol is een internationaal netwerk met vaste afspraken waarlangs facturatie- en boekhoudsoftware e-facturen rechtstreeks naar elkaar stuurt. Je logt nergens in en installeert niets: je sluit aan via een Peppol-serviceprovider, in de praktijk via je factuurprogramma. Je klant doet hetzelfde. In Nederland is Peppol nog niet verplicht tussen bedrijven, wel de standaard voor facturen aan de Rijksoverheid en voor Belgische zakelijke klanten.
Steeds meer klanten vragen om een factuur via Peppol, zeker de overheid en Belgische bedrijven. Deze uitleg is voor zzp'ers en mkb'ers die willen weten wat Peppol is, hoe een factuur via het netwerk bij je klant komt, wat het kost en hoe je begint.
Wat is Peppol?
Peppol is een digitale infrastructuur met een bijbehorend afsprakenstelsel. Overheden en bedrijven wisselen er elektronische inkoop- en verkoopdocumenten mee uit, zoals e-facturen, creditnota’s en e-orders. Het netwerk wordt in tientallen landen gebruikt, in en buiten Europa.
Internationaal beheert OpenPeppol het netwerk: een vereniging zonder winstoogmerk naar Belgisch recht, opgericht in 2012. Per land ziet een Peppol-autoriteit toe op de regels en de serviceproviders. In Nederland is dat de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa), die onder het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties valt.
Peppol is dus geen programma, app of portaal. Het is de route tussen jouw software en die van je klant, vergelijkbaar met het netwerk achter e-mail: je kiest zelf een aanbieder, en die aanbieder kan iedereen op het netwerk bereiken.
Hoe werkt Peppol? Het vierhoekenmodel
Peppol werkt met vier partijen, het vierhoekenmodel. Jij en je klant zijn de buitenste hoeken; jullie serviceproviders, ook access points genoemd, zitten ertussen. Jullie hoeven dus niet dezelfde software of provider te gebruiken.
- Jij maakt de factuur in je factuurprogramma (hoek 1).
- Jouw serviceprovider zoekt het Peppol-ID van je klant op in het centrale adresboek van het netwerk en ziet zo welke provider de facturen van je klant ontvangt (hoek 2).
- De provider van je klant neemt de factuur in ontvangst en controleert of hij aan de afspraken voldoet (hoek 3).
- De software van je klant leest de factuur automatisch in, zonder overtypen (hoek 4).
Je Peppol-ID: je digitale postadres
Op het netwerk ben je bereikbaar via een Peppol-ID dat is opgebouwd uit een nummer dat je al hebt. Een Nederlands bedrijf gebruikt meestal 0106 met het KVK-nummer, bijvoorbeeld 0106:12345678, of 9944 met het btw-id. Een Belgische onderneming gebruikt 0208 met het ondernemingsnummer.
Wat is een Peppol-factuur?
Een Peppol-factuur is een e-factuur: geen opgemaakt document, maar een XML-bestand in het formaat Peppol BIS Billing 3.0. Dat formaat volgt de Europese norm EN 16931 en gebruikt de UBL-syntax. Elk gegeven, zoals het factuurnummer, de btw per tarief en je IBAN, staat in een vast veld.
Een pdf die je mailt, is daarom geen Peppol-factuur, ook al is hij digitaal. Krijg je zelf een UBL-bestand en wil je zien wat erin staat? Dan open je het als leesbare factuur in onze UBL-viewer.
OpenPeppol: specificatie Peppol BIS Billing 3.0 (Engels)
Is Peppol verplicht in Nederland?
Tussen Nederlandse bedrijven niet: een e-factuur mag alleen als je klant ermee akkoord gaat. Het kabinet wil e-facturatie tussen bedrijven verplichten per 1 juli 2030, maar dat is nog een voorstel en geen wet.
| Klant | Wat geldt er? |
|---|---|
| Nederlands bedrijf | Niet verplicht. Een e-factuur mag als je klant akkoord is. |
| Rijksoverheid | Een e-factuur is verplicht, meestal via Peppol. Een pdf telt niet. |
| Belgisch bedrijf | Belgische btw-plichtigen moeten sinds 1 januari 2026 e-facturen kunnen ontvangen, standaard via Peppol. Zonder vestiging in België geldt die plicht niet voor jou. |
E-facturatie verplicht in Nederland? Dit geldt nu en vanaf 2030
Wat kost Peppol?
Voor het netwerk zelf sluit je geen abonnement af. Wat je betaalt, hangt af van je factuurprogramma of serviceprovider, en volgens de NPa verschilt dat per pakket. Sommige pakketten rekenen per verstuurde factuur, andere alleen voor ontvangen of voor een duurder abonnement. Factuurportalen van serviceproviders zijn volgens de NPa vaak kosteloos.
Vergelijk daarom niet alleen de prijs per maand, maar ook:
- of je per factuur betaalt of een vast bedrag;
- of ontvangen inbegrepen is, niet alleen verzenden;
- of de registratie van je KVK-nummer geregeld wordt;
- of je de facturen ook kunt maken in hetzelfde programma, zodat je niets hoeft te exporteren.
Zo begin je met Peppol
- Zoek je eigen KVK-nummer op in een Peppol-lookup. Soms ben je al geregistreerd via eerdere software of je boekhouder.
- Kies een factuurprogramma met Peppol waarin je zowel verstuurt als ontvangt.
- Laat je registreren met je KVK-nummer of btw-id. Dat regelt je software of serviceprovider voor je.
- Zoek je klant op en stuur je eerste Peppol-factuur. Is je klant niet bereikbaar via Peppol, stuur dan een pdf.
Peppol-facturen versturen met Factuur Simpel
In Factuur Simpel maak je de factuur zoals altijd en kies je bij het versturen voor Peppol. Je registreert je met je KVK-nummer of btw-nummer, en ontvangen Peppol-facturen komen binnen bij je uitgaven als leesbare pdf. Peppol zit in het Compleet-abonnement, met je registratie inbegrepen en zonder kosten per factuur. Je klant krijgt de e-factuur met je factuur-pdf als bijlage.
Je hoeft er geen boekhoudpakket voor te nemen. In de proefperiode van 30 dagen probeer je Peppol gratis uit.
Veelgestelde vragen
Is Peppol een programma dat ik moet installeren?
Nee. Peppol is een netwerk met afspraken, geen software. Je gebruikt het via een factuur- of boekhoudprogramma met Peppol, dat via een serviceprovider op het netwerk is aangesloten. Je klant hoeft niet hetzelfde programma te gebruiken.
Kan ik me zelf aansluiten op Peppol?
Niet rechtstreeks. Aansluiten en registreren gaat altijd via een Peppol-serviceprovider, ook access point genoemd. In de praktijk regelt je factuurprogramma dat. Zelf serviceprovider worden vraagt een erkenning binnen Peppol en is bedoeld voor softwarebedrijven.
Wat is het verschil tussen Peppol en e-facturatie?
E-facturatie is het versturen van facturen als gestructureerde gegevens die software automatisch inleest. Peppol is het netwerk waarlangs die e-facturen meestal gaan. Een e-factuur kan ook via een ander kanaal, maar de Rijksoverheid en Belgische bedrijven gebruiken Peppol als standaard.
Is Peppol gratis?
Het netwerk rekent jou als ondernemer geen abonnement, maar je provider of factuurprogramma kan dat wel doen. Volgens de NPa verschillen de kosten per pakket en zijn factuurportalen van serviceproviders vaak kosteloos. Let ook op kosten per factuur en of ontvangen inbegrepen is.
Verstuur je eerste Peppol-factuur zonder boekhoudpakket
Maak je factuur in een paar minuten en verstuur hem via Peppol, zonder kosten per factuur. Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.
Bronnen en verdere uitleg
- Nederlandse Peppolautoriteit: wat is Peppol?
- Nederlandse Peppolautoriteit: het vierhoekenmodel van Peppol
- Nederlandse Peppolautoriteit: wat zijn de kosten van Peppol voor mij als eindgebruiker?
- OpenPeppol: about Peppol
- OpenPeppol: Peppol BIS Billing 3.0
- Ondernemersplein: een e-factuur versturen naar de overheid