Urenregistratie voor zzp’ers: uren bijhouden en direct factureren

Zo werkt urenregistratie in Factuur Simpel

1. 1

   Uren vastleggen

   Start de timer met een korte omschrijving, of vul achteraf een datum in met een begin- en eindtijd of alleen de duur.

2. 2

   Klant en uurtarief kiezen

   Kies de klant en een product of dienst; het uurtarief en de btw komen uit dat product. Uren voor je eigen administratie zet je op niet declarabel.

3. 3

   Uren factureren

   Kies een klant met uren die nog niet gefactureerd zijn, vink de uren aan en bepaal hoe ze op de factuur komen.

4. 4

   Controleren en versturen

   De factuur opent met de regels al ingevuld. Je controleert hem en verstuurt hem per e-mail of via Peppol.

Een timer die doorloopt op je laptop en telefoon

De timer loopt op onze server, niet in je browser. Start hem op je laptop, sluit het tabblad en stop hem later in de app op je telefoon: de tijd telt gewoon door. Bovenin het scherm zie je hoe lang hij al loopt, ook als je ondertussen een factuur maakt.

Vergeten te stoppen? Bij het stoppen telt één registratie nooit meer dan 24 uur; kijk de tijd dan even na. Ga je verder met hetzelfde werk, dan start je de timer met één klik opnieuw vanuit je lijst met uren.

Uren achteraf invullen met van-tot of een duur

Timer vergeten? Vul je uren dan achteraf in. Kies een datum en vul een begin- en eindtijd in, of alleen de duur, zoals 1:30 of 1,5. De omschrijving, bijvoorbeeld “ontwerp homepage”, komt later op je factuur. Werk dat vaker terugkomt, kopieer je vanuit je lijst.

Per week of per maand zie je je uren per dag, met totalen voor declarabel, nog te factureren en gefactureerd. Filter op klant of status, dan zie je snel wat er voor een klant openstaat.

Uurtarief uit je product, declarabel of niet

Koppel een registratie aan een product of dienst, zoals “Ontwerpwerk” of “Consultancy”. Het uurtarief en het btw-tarief komen dan uit dat product. Wijkt het tarief een keer af, dan pas je het per registratie aan, exclusief of inclusief btw.

Uren die je niet aan een klant doorberekent, zoals administratie of acquisitie, zet je op niet declarabel. Ze tellen mee in je totalen, maar komen nooit op een factuur.

Uurtarief berekenen: wat moet je minimaal vragen?

Je uren in een paar klikken op een factuur

Onder “nog te factureren” zie je per klant hoeveel uur en welk bedrag nog openstaat. Klik op factureren, vink de uren aan en kies hoe ze op de factuur komen: één regel per registratie met de datum erbij, samengevoegd per omschrijving of samengevoegd per product. Wil je afronden, dan rond je elke registratie naar boven af op 5, 6, 10, 15, 30 of 60 minuten. Je geregistreerde tijd blijft zoals hij was.

De uren worden het aantal op de factuurregel en het uurtarief de prijs. De factuur opent met de regels al ingevuld, zodat je hem controleert en verstuurt zoals elke andere factuur, per e-mail of via Peppol. Maak je zelf een factuur voor een klant met openstaande uren, dan meldt Factuur Simpel dat en voeg je de uren daar toe.

Zo maak en verstuur je een factuur

Geen uren dubbel gefactureerd of vergeten

Elke registratie onthoudt op welke factuur hij staat. Uren die op een factuur staan, kun je niet ook op een andere factuur zetten, en je wijzigt ze pas nadat je de regel van de factuur hebt gehaald. Verwijder je die regel of de hele factuur, dan staan de uren weer bij nog te factureren.

Op je dashboard en bij elke klant zie je hoeveel uur nog niet gefactureerd is, met het bedrag erbij. Zo blijft er geen werk liggen dat je vergeet te factureren.

Je uren naast het urencriterium van 1.225 uur

Voor de zelfstandigenaftrek moet je onder meer minstens 1.225 uur per kalenderjaar aan je onderneming besteden: het urencriterium. Meestal moet je daarnaast meer tijd aan je onderneming besteden dan aan ander werk, zoals een baan; als starter geldt die tweede voorwaarde niet. Alle uren voor je onderneming tellen mee, ook voor offertes en administratie.

Is je bedrijf in Nederland gevestigd, dan toont de urenpagina hoeveel uur je dit jaar hebt geregistreerd tegenover die 1.225 uur, en hoeveel uur per week je gemiddeld nog nodig hebt. Het overzicht laat zien wat je hebt vastgelegd; of je recht hebt op de aftrek, beslist Factuur Simpel niet. Je uren moet je aannemelijk kunnen maken, bijvoorbeeld met je agenda, offertes en facturen. Een export van je uren helpt daarbij.

Belastingdienst: voorwaarden urencriterium

Urenoverzicht exporteren naar Excel of CSV

Exporteer de uren van een periode naar Excel of CSV, als urenoverzicht bij een factuur, voor je boekhouder of als bewijs van je gewerkte uren. Per registratie staan erin: datum, begin- en eindtijd, klant, omschrijving, product, duur, uurtarief, btw, bedrag, of de uren declarabel zijn, de status en het factuurnummer.

Beter dan een urenlijst in Excel

In een urenlijst in Excel tel je je uren zelf op en typ je ze daarna nog eens over op je factuur. In Factuur Simpel komen je uren met omschrijving, tarief en btw vanzelf op de factuur, en zie je meteen welke uren nog openstaan. De timer heb je ook op je telefoon bij de hand.

Werk je met meerdere mensen, of wil je projecten met budgetten en een planning bijhouden? Factuur Simpel heeft één gebruiker per account en geen projecten. Dan past een uitgebreid urenregistratiepakket beter.

In welk abonnement zit urenregistratie?

Urenregistratie zit in Starter en Compleet, en in de proefperiode van 30 dagen. De gratis versie heeft geen urenregistratie; uren die je al hebt geregistreerd, blijf je daar wel zien.

Prijzen op de website. In de App Store en Google Play gelden andere prijzen, inclusief btw.

Veelgestelde vragen