Kort antwoord
Het KVK-nummer op je factuur is verplicht als je bij KVK staat ingeschreven. Dat volgt uit artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 en staat ook in de factuureisen van de Belastingdienst. Zet er daarnaast je btw-id op (zoals NL123456789B01), niet je omzetbelastingnummer. Het KVK-nummer van je klant hoeft er niet op.
Deze gids is voor zzp'ers, freelancers en mkb'ers die zeker willen weten dat hun factuur klopt. Je leest wanneer het KVK-nummer op je factuur verplicht is, waar je het neerzet, welk btw-nummer erbij hoort, wat je van je klant vermeldt en hoe het zit zonder KVK-inschrijving.
Is een KVK-nummer op je factuur verplicht?
Ja, als je onderneming in het Handelsregister van KVK staat. Artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 verplicht ingeschreven ondernemingen en rechtspersonen om hun inschrijvingsnummer te vermelden op brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen. Alleen reclame is uitgezonderd. Ook de factuureisen van de Belastingdienst noemen je KVK-nummer, als je bij KVK bent ingeschreven.
Het gaat om je KVK-nummer van 8 cijfers. Je bedrijf heeft er maar één, ook met meerdere activiteiten of handelsnamen. Het vestigingsnummer van 12 cijfers hoeft niet op je factuur. Je vindt je KVK-nummer in de welkomstbrief na je inschrijving, op een uittreksel, in Mijn KVK of door te zoeken in het Handelsregister.
Volgens KVK hoort het nummer ook op je website en in zakelijke e-mails. Laat je het weg, dan overtreed je de Handelsregisterwet; de Wet op de economische delicten merkt dat aan als economisch delict. Zet het nummer daarom vast in je factuursjabloon.
Handelsregisterwet 2007, artikel 27
Waar hoort het nummer en wat vermeldt een bv extra?
De wet schrijft geen vaste plek voor, zolang het nummer duidelijk op de factuur staat. Gebruikelijk is het blok met je bedrijfsgegevens bovenaan, of de voettekst naast je btw-id en IBAN. Kies één plek en gebruik die op al je facturen en offertes, dan vindt je klant het altijd terug.
Heb je een bv of nv? Dan moeten volgens het Burgerlijk Wetboek ook de volledige naam van de vennootschap en haar statutaire zetel duidelijk op je stukken staan. Factureer je onder een handelsnaam die afwijkt van de statutaire naam, zet dan beide op de factuur.
Voorbeeld: bedrijfsgegevens op de factuur van een eenmanszaak
[Handelsnaam] [Straat en huisnummer], [postcode en plaats] KVK-nummer: 12345678 Btw-id: NL123456789B01 IBAN: [rekeningnummer] Factuur 2026-0042 Factuurdatum: 24 september 2026 Leverdatum: 19 september 2026 Aan: [naam klant], [adres klant] Onderhoud website: 8 uur × € 85,00 = € 680,00 Btw 21%: € 142,80 Totaal: € 822,80
Ondernemersplein: regels voor bedrijfscorrespondentie
Btw-id of omzetbelastingnummer: welk nummer zet je op je factuur?
Op je factuur zet je je btw-identificatienummer (btw-id), ook wel btw-nummer genoemd: het nummer dat met NL begint. Je omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst. Bij een eenmanszaak zit je burgerservicenummer (bsn) in het omzetbelastingnummer en niet in het btw-id. Deel dat nummer dus niet met klanten.
Beide nummers staan in de brief die je kreeg bij je registratie voor de btw, en in Mijn Belastingdienst Zakelijk onder Btw. Gebruik je de kleineondernemersregeling (KOR) of ben je vrijgesteld van btw, dan hoeft je btw-id volgens KVK niet op de factuur. Je KVK-nummer blijft dan wel verplicht.
| Nummer | Voorbeeld | Op je factuur? |
|---|---|---|
| KVK-nummer | 12345678 (8 cijfers) | Ja, als je bij KVK bent ingeschreven |
| Btw-id | NL123456789B01 | Ja, tenzij je de KOR gebruikt of vrijgesteld bent |
| Omzetbelastingnummer | 111234567B01 | Nee, alleen voor contact met de Belastingdienst |
| Vestigingsnummer | 12 cijfers | Niet verplicht |
Moet het KVK-nummer van je klant op de factuur?
Nee. De factuureisen vragen de volledige naam en het adres van je klant, niet zijn KVK-nummer. Je mag het wel toevoegen, bijvoorbeeld als je klant meerdere bv's met bijna dezelfde naam heeft. Controleer het KVK-nummer van een nieuwe klant in het Handelsregister voordat je de eerste factuur stuurt.
Het btw-id van je klant is in sommige situaties wel verplicht. Bij btw verlegd vermeld je "btw verlegd" en het btw-id van je afnemer. Lever je goederen of diensten aan een ondernemer in een ander EU-land, dan zet je zijn btw-identificatienummer op de factuur. Een buitenlands btw-nummer controleer je in VIES.
Wil je een klant een e-factuur via Peppol sturen? Een KVK-nummer kan dienen als Peppol-ID met schemacode 0106, zoals 0106:12345678. Met de Peppol ID-tool zie je of je klant zo bereikbaar is.
KVK: zoeken in het Handelsregister
Belastingdienst: factuureisen bij btw verlegd
Factuur sturen zonder KVK-nummer: kan dat?
Ja, als je niet bij KVK hoeft te staan. Inschrijven is verplicht als je zelfstandig producten of diensten levert, een prijs vraagt waarmee je geld verdient en regelmatig levert aan anderen dan familie of vrienden. Een hobby die weinig of niets oplevert, is volgens de Handelsregisterwet geen onderneming.
Sta je niet bij KVK ingeschreven maar heb je wel een btw-id, dan kun je een gewone factuur sturen. Het KVK-nummer laat je dan weg, want je hebt er geen. Hoef je niet bij KVK te staan en is je jaaromzet maximaal € 2.200, dan kun je de registratiedrempel van de Belastingdienst gebruiken: je rekent geen btw en hoeft voor de btw geen facturen te sturen.
Heb je geen btw-id en blijf je onder die drempel, dan kun je volgens KVK een kwitantie geven als betaalbewijs. Daarop staan jouw naam en die van je opdrachtgever, wat je leverde, de leverdatum en het betaalde bedrag, en je zet er je handtekening onder. Je geeft die inkomsten op als resultaat uit overige werkzaamheden.
KVK-nummer en btw-id automatisch op elke factuur
In Factuur Simpel vul je je bedrijfsgegevens één keer in. Daarna staan je KVK-nummer, btw-id en IBAN automatisch op elke factuur, net als het KVK-nummer of btw-id van je klant als je dat bij de klant hebt opgeslagen. Extra vermeldingen, zoals de statutaire naam en zetel van je bv, zet je in een eigen voettekst.
Met het Compleet-abonnement verstuur je facturen ook als e-factuur via Peppol. Je bedrijf registreer je dan met je KVK-nummer of btw-id.
Veelgestelde vragen
Is het KVK-nummer hetzelfde als het btw-nummer?
Nee. Je KVK-nummer van 8 cijfers krijg je van KVK en laat zien dat je in het Handelsregister staat. Je btw-id, zoals NL123456789B01, krijg je van de Belastingdienst en laat zien dat je ondernemer bent voor de btw. Op je factuur horen ze allebei. Gebruik je de KOR of ben je vrijgesteld van btw, dan hoeft je btw-id er niet op.
Moet mijn KVK-nummer ook op mijn website en in mijn e-mail?
Ja. Volgens KVK hoort je KVK-nummer op brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails. Verkoop je online, dan vermeld je op je website ook onder meer je btw-id, adres, e-mailadres en telefoonnummer. Een vaste e-mailhandtekening met je bedrijfsgegevens zorgt dat je het nummer niet vergeet.
Welk KVK-nummer gebruik ik bij meerdere handelsnamen?
Je hebt één KVK-nummer, ook als je bedrijf meerdere activiteiten of handelsnamen heeft. Dat nummer zet je op elke factuur, onder welke handelsnaam je ook factureert. Het vestigingsnummer van 12 cijfers hoort bij een vestiging, zoals een winkel of kantoor, en hoeft niet op je factuur.
Wat als mijn KVK-nummer op een factuur ontbreekt?
Dan voldoet die factuur niet aan de factuureisen van de Belastingdienst, en het weglaten is een overtreding van de Handelsregisterwet. Pas je factuursjabloon aan, zodat het nummer op alle volgende facturen en offertes staat. Twijfel je hoe je een al verstuurde factuur het beste herstelt, overleg dan met je boekhouder.
Je bedrijfsgegevens goed op elke factuur
Probeer Factuur Simpel 30 dagen gratis. Je vult je KVK-nummer, btw-id en IBAN één keer in en ze staan automatisch op elke factuur die je maakt.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.