Kort antwoord
Een pro forma factuur is een voorlopige factuur: hij laat vooraf zien wat je gaat factureren, maar is zelf geen factuur. Je klant kan er dus geen btw mee aftrekken. Moet een zakelijke klant vooruitbetalen, dan stuur je volgens de Belastingdienst vóór de betaaldatum een echte voorschotfactuur met btw.
Een klant vraagt om een pro forma factuur, of je wilt pas beginnen als er betaald is. Deze gids is voor zzp'ers en mkb-ondernemers die willen weten wanneer een pro forma volstaat en wanneer je een echte factuur moet sturen. Je leest het verschil met een offerte en een voorschotfactuur, de btw-regels bij vooruitbetaling en een rekenvoorbeeld van pro forma tot eindfactuur.
Wat is een pro forma factuur?
Een pro forma factuur (ook wel proformafactuur) is een voorlopige factuur. Je laat er vooraf mee zien welke producten of diensten je levert, tegen welke prijs en met hoeveel btw. Het document lijkt op een factuur, maar is het niet.
Dat heeft twee gevolgen. Je klant kan de btw op een pro forma niet aftrekken, want de Belastingdienst staat aftrek alleen toe met een juiste factuur. En het versturen van een pro forma maakt nog geen btw verschuldigd; een betaling die je ontvangt wel, zoals je hieronder leest.
Belastingdienst: btw aftrekken alleen met een juiste factuur
Wanneer gebruik je een pro forma?
Een pro forma is handig als iemand het exacte bedrag wil zien voordat er een factuur is, zoals in deze situaties.
- Goedkeuring: de inkoopafdeling van je klant wil een document met exacte bedragen voordat de opdracht of betaling wordt vrijgegeven.
- Financiering of subsidie: een bank, leasemaatschappij of subsidieverstrekker vraagt om een onderbouwing van een geplande aankoop.
- Import en export: bij zendingen van buiten de EU toont een pro forma de waarde van de goederen. KVK raadt bij het importeren van samples een pro forma aan met de waarde en een tekst als ‘sample shipment with no commercial value’.
- Vooruitbetaling door een particulier: je laat zien wat de klant vooraf betaalt. Bij de verkoop van goederen aan een consument mag je hooguit de helft van de prijs als aanbetaling verplichten.
KVK: samples importeren met een proformafactuur
KVK: aanbetaling vragen en de grens van 50% bij particulieren
Pro forma, offerte, voorschotfactuur of factuur: wat is het verschil?
De vier documenten volgen vaak op elkaar, maar alleen de voorschotfactuur en de definitieve factuur zijn facturen waarop je btw in rekening brengt. Een voorschotfactuur heet ook aanbetalingsfactuur of voorschotnota.
Gaat een opdracht na een voorschotfactuur toch niet door? Verwijder de factuur dan niet, maar corrigeer hem met een creditnota.
| Document | Waarvoor gebruik je het? | Factuur voor de btw? |
|---|---|---|
| Offerte | Prijsvoorstel dat je klant kan accepteren | Nee |
| Pro forma factuur | Voorbeeld van de factuur, vaak na akkoord | Nee, geen btw-aftrek |
| Voorschotfactuur | Factuur voor een deel van de prijs vooraf | Ja, met btw |
| Definitieve factuur | Afrekening na levering, min het voorschot | Ja, met btw |
Pro forma factuur betalen: wanneer ben je btw verschuldigd?
Een pro forma maakt zelf geen btw verschuldigd. Je bent de btw verschuldigd bij het versturen van de (voorschot)factuur, of uiterlijk op het moment dat je de betaling ontvangt. Voor zakelijke klanten gelden daarnaast deze regels van de Belastingdienst:
- Moet je klant vooruitbetalen, bijvoorbeeld omdat je pas begint na betaling? Dan stuur je een factuur vóór het moment waarop het bedrag opeisbaar wordt. Een pro forma is dan niet genoeg: stuur een voorschotfactuur met btw.
- Betaalt je klant vrijwillig vooruit? Dan ben je de btw verschuldigd zodra je de vooruitbetaling ontvangt.
- Op een voorschotfactuur reken je btw en vermeld je het btw-bedrag. Op de definitieve factuur breng je het restant en de resterende btw in rekening.
- Je klant mag de btw op een voorschotfactuur aftrekken als vaststaat dat de levering doorgaat, bijvoorbeeld door een getekend contract.
- Uitzondering: voor een vooruitbetaling op een intracommunautaire levering van goederen hoef je geen factuur te sturen.
- Particuliere klant: je bent meestal niet verplicht een factuur te sturen, maar de btw is uiterlijk verschuldigd zodra je (een deel van) de betaling ontvangt.
Belastingdienst: btw bij vooruitbetaling en de factuurtermijn
Wat zet je op een pro forma? Een voorbeeld
Voor een pro forma gelden geen eigen factuureisen. Neem wel dezelfde gegevens op als op de latere factuur en maak duidelijk dat het geen factuur is.
- De titel ‘Pro forma factuur’ en de zin ‘Dit is geen factuur’.
- Een eigen kenmerk, zoals PF-2026-003, in plaats van een nummer uit je factuurreeks.
- Datum en geldigheidsduur, bijvoorbeeld 30 dagen.
- Je bedrijfsgegevens, die van je klant en een verwijzing naar de offerte of order.
- Omschrijving, aantallen, prijzen exclusief btw, btw-tarief, btw-bedrag en totaal.
- Betaalgegevens als je om vooruitbetaling vraagt, en welke factuur daarna volgt.
- Bij goederen voor de douane: de waarde per artikel en, bij monsters zonder handelswaarde, een vermelding daarvan.
Voorbeeld van een pro forma factuur
PRO FORMA FACTUUR (dit is geen factuur) Kenmerk: PF-2026-003 Datum: 4 maart 2026, geldig tot 3 april 2026 Van: [bedrijfsnaam], [adres], KVK [nummer], btw-id [nummer] Aan: [klant], [adres] Betreft: offerte 2026-014, nieuwe website Ontwerp en bouw website, vaste prijs: € 4.000,00 Btw 21%: € 840,00 Totaal: € 4.840,00 Betaling: 30% voorschot bij de start en 70% na oplevering. Voor beide betalingen ontvang je een factuur.
Van pro forma naar voorschot- en eindfactuur: een rekenvoorbeeld
Stel: je bouwt voor een zakelijke klant een website voor €4.000 exclusief btw, met 30% vooruitbetaling. Je werkt met het factuurstelsel, dus je geeft de btw aan in het tijdvak waarin je elke factuur verstuurt.
- 4 maart: je stuurt pro forma PF-2026-003 van €4.840 inclusief btw, zodat je klant de opdracht intern kan laten goedkeuren.
- 6 maart: je stuurt voorschotfactuur 2026-0042 met betaaldatum 20 maart. 30% van €4.000 is €1.200, plus 21% btw (€252) is €1.452.
- 20 mei: je levert de website op. Uiterlijk 15 juni stuur je eindfactuur 2026-0051: €4.000 min €1.200 voorschot is €2.800, plus 21% btw (€588) is €3.388.
- Controle: €1.452 + €3.388 = €4.840, precies het totaal van de pro forma.
Offerte, voorschot en eindfactuur in Factuur Simpel
Factuur Simpel heeft geen apart pro-formadocument. Wil je vooraf vastleggen wat je levert, stuur dan een offerte: je klant ondertekent die online en na akkoord zet je hem in één stap om in een factuur. Offertes verlopen automatisch en je kunt herinneringen sturen.
Het voorschot en de eindafrekening maak je als gewone facturen, met het offertenummer in het referentieveld. Je verstuurt ze vanuit de app per e-mail. Met het abonnement Compleet kan je klant online betalen via Mollie, bijvoorbeeld met iDEAL, en zet Factuur Simpel de factuur daarna automatisch op betaald.
Veelgestelde vragen
Mag je btw aftrekken van een pro forma factuur?
Nee. De Belastingdienst staat btw-aftrek alleen toe op basis van een juiste factuur, en een pro forma is geen factuur. Vraag je leverancier om een voorschotfactuur of de definitieve factuur. De btw op een voorschotfactuur mag je aftrekken als vaststaat dat de levering doorgaat, bijvoorbeeld omdat je een contract hebt getekend.
Moet je een pro forma factuur betalen?
Dat hangt af van wat je hebt afgesproken, niet van de naam van het document. Een pro forma laat zien welk bedrag je kunt verwachten of vooraf moet betalen. Moet een zakelijke klant echt vooruitbetalen, dan hoort hij vóór de betaaldatum een voorschotfactuur met btw te krijgen. Die factuur heeft hij ook nodig om de btw af te trekken.
Krijgt een pro forma factuur een factuurnummer?
Geef een pro forma liever een eigen kenmerk, zoals PF-2026-003. Facturen moeten een opeenvolgend nummer hebben. Gebruikt een pro forma een nummer uit die reeks en volgt er nooit een factuur, dan ontstaat er een gat in je nummering. De voorschotfactuur en de eindfactuur krijgen elk het volgende nummer uit je factuurreeks.
Wat is het verschil tussen een pro forma factuur en een offerte?
Een offerte is een prijsvoorstel. Je klant kan het accepteren en na akkoord is er een opdracht. Een pro forma volgt meestal na dat akkoord en laat zien hoe de factuur eruit komt te zien, met btw en betaalgegevens. Geen van beide is een factuur, dus je klant kan op geen van beide btw aftrekken.
Van offerte naar betaalde factuur
Probeer Factuur Simpel: laat je klant de offerte online ondertekenen, zet hem in één stap om in een factuur en houd bij welke facturen nog openstaan.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.