Kort antwoord
Een offerte maken begint met de vaste onderdelen: je handelsnaam en KVK-nummer (verplicht), de gegevens van de klant, een offertenummer en datum, een omschrijving van het werk, de prijs en een geldigheidsduur. Aan consumenten noem je prijzen inclusief btw. Zodra de klant de offerte accepteert, is die juridisch bindend.
Met een duidelijke offerte weet je klant precies wat er geleverd wordt en wat het kost, en is de stap naar de factuur klein. Deze gids is voor zzp'ers en mkb-ondernemers die zelf een offerte maken. Je leest wat erin hoort, hoe lang een offerte geldig is en wanneer hij bindend wordt, en je krijgt een volledig voorbeeld.
Offerte maken: wat moet erin staan?
Je handelsnaam en KVK-nummer zijn verplicht. Die horen op al je zakelijke correspondentie, en Ondernemersplein noemt offertes daar uitdrukkelijk bij. Voor een bv of nv gelden extra vermeldingen, zoals de statutaire zetel.
De rest is niet wettelijk voorgeschreven, maar maakt je offerte compleet:
- Je bedrijfsgegevens en die van je klant, eventueel met contactpersoon en inkoopnummer.
- De offertedatum en een offertenummer, zodat jullie naar hetzelfde document verwijzen.
- Een samenvatting van de werkzaamheden, met planning en levering.
- Je tarief of projectprijs, en wat niet in de prijs zit, zoals reiskosten of extra correctierondes.
- De geldigheidsduur van de offerte.
- Afspraken over een eventuele aanbetaling.
- Een verwijzing naar je algemene voorwaarden, als je die gebruikt.
Hoe lang is een offerte geldig?
Zo lang als je zelf aangeeft: de wet kent geen vaste termijn. Noem een concrete einddatum, bijvoorbeeld 30 dagen na de offertedatum, zodat jullie allebei weten tot wanneer de prijs staat. Zonder datum vervalt een schriftelijke offerte na een redelijke tijd, en wat redelijk is, ligt niet vast.
Reageert de klant pas na de einddatum? Dan mag je die late aanvaarding toch laten gelden, als je dat direct aan de klant laat weten (artikel 6:223). Handig als je prijzen niet zijn veranderd.
| In je offerte | Gevolg |
|---|---|
| Geldig tot 24 oktober 2026 | Je kunt je aanbod tot en met die datum niet intrekken. |
| Geen termijn genoemd | Je kunt intrekken zolang de klant niet heeft aanvaard; een schriftelijk aanbod vervalt na een redelijke tijd. |
| Vrijblijvende offerte | Je kunt het aanbod nog intrekken, zelfs direct na de aanvaarding. |
Prijzen in je offerte: inclusief of exclusief btw?
Aan consumenten noem je de prijs inclusief btw en alle bijkomende kosten, zoals voorrijkosten. De ACM noemt dat verplicht in elk aanbod, dus ook in een offerte. Aan zakelijke klanten is een bedrag exclusief btw gebruikelijk, met het btw-bedrag en het totaal eronder.
Het btw-tarief is meestal 21%; voor bijvoorbeeld voedingsmiddelen en bepaalde diensten geldt 9%. Kies daarnaast hoe je prijst. Een vaste projectprijs geeft je klant zekerheid, maar uitloop is voor jouw rekening. Werk je op uurbasis, noem dan het tarief en een inschatting van het aantal uren, en spreek af wanneer je overlegt als het meer wordt.
Rekenvoorbeeld: dezelfde klus voor een bedrijf en een consument
Werk: 3 uur × € 60 = € 180 excl. btw Btw 21%: € 37,80 Offerte aan een bedrijf: € 180 excl. btw, € 37,80 btw, totaal € 217,80. Offerte aan een consument: € 217,80 inclusief btw, met eventuele voorrijkosten al in die prijs.
Btw berekenen over je offertebedragen
Wanneer is een offerte bindend?
Zodra je klant de offerte aanvaardt: een overeenkomst ontstaat door aanbod en aanvaarding (artikel 6:217). Tot dat moment zit de klant nergens aan vast. Leg het akkoord schriftelijk vast, bijvoorbeeld met een handtekening.
Gaat de klant akkoord, maar verandert die de prijs of een ander belangrijk punt? Dan geldt dat als een nieuw aanbod en als afwijzing van jouw offerte (artikel 6:225). Stuur dan een aangepaste offerte en laat die opnieuw accepteren.
Gebruik je algemene voorwaarden, geef ze dan vóór of bij het sluiten van de overeenkomst aan je klant (artikel 6:234), bijvoorbeeld als pdf bij de offerte. Anders kun je er later mogelijk geen beroep op doen.
Verkoop je aan consumenten, let dan ook op deze regels:
- Bedenktijd: bij verkoop via internet of telefoon, of aan de deur vanaf € 50, heeft de consument 14 dagen bedenktijd. Uitzonderingen zijn er onder meer voor maatwerk en spoedreparaties.
- Aanbetaling: bij de verkoop van producten vraag je maximaal 50% vooraf. Tussen bedrijven geldt geen maximum.
Offerte voorbeeld voor een zakelijke klant
Dit voorbeeld is van een zzp'er die een website bouwt voor een bedrijf. De bedragen zijn exclusief btw en tellen op zoals in een echte offerte. Vervang de gegevens tussen haken door die van jou en je klant.
Voorbeeldofferte (bedragen exclusief btw)
[Handelsnaam] [Straat en huisnummer], [postcode en plaats] KVK-nummer: [8 cijfers] [E-mailadres] · [telefoonnummer] Aan: [bedrijfsnaam klant], t.a.v. [contactpersoon] [Adres klant] Offerte 2026-0018 Offertedatum: 24 september 2026 Geldig tot: 24 oktober 2026 Referentie klant: [inkoopnummer] Betreft: ontwerp en bouw van een website met vijf pagina’s 1. Ontwerp homepage en pagina-opmaak, inclusief twee correctierondes (vaste prijs): € 1.200,00 2. Bouw en inrichting: 16 uur × € 75,00 = € 1.200,00 3. Teksten redigeren en plaatsen: 4 uur × € 75,00 = € 300,00 Subtotaal: € 2.700,00 Btw 21%: € 567,00 Totaal: € 3.267,00 Niet inbegrepen: hosting, domeinnaam en fotografie. Planning: start binnen twee weken na akkoord, oplevering uiterlijk zes weken na de start. Meerwerk: alleen na akkoord vooraf, tegen € 75,00 per uur excl. btw. Betaling: 30% bij akkoord, het restant na oplevering, binnen 14 dagen na factuurdatum. Op deze offerte zijn de bijgevoegde algemene voorwaarden van toepassing. Voor akkoord Naam: Plaats: Datum: Handtekening:
Offerte opvolgen en omzetten in een factuur
Noem in je offerte een dag waarop je contact opneemt en bel dan ook echt na, zoals KVK aanraadt. Vraag of er nog iets ontbreekt voor een beslissing.
Na akkoord stuur je een opdrachtbevestiging en eventueel een factuur voor de aanbetaling. De offerte zelf is geen factuur: je eindfactuur moet aan de factuureisen voldoen. Verwijs daarin naar het offertenummer en trek een al gefactureerde aanbetaling af.
Een offerte maken in Excel of Word kan prima, maar dan beheer je zelf de nummers, de versies en de overstap naar de factuur. In Factuur Simpel maak je offertes naast je facturen en verstuur je ze per e-mail. Je klant ondertekent online met naam, plaats en een getekende handtekening. Na de geldigheidsduur die je instelt, verloopt de offerte automatisch; zolang hij openstaat, kun je een herinnering sturen. Een geaccepteerde offerte zet je in één stap om in een factuur.
Factuureisen: wat moet er op je factuur?
Veelgestelde vragen
Hoe lang is een offerte geldig?
Zo lang als je zelf in de offerte zet; de wet kent geen standaardtermijn. Noem je een termijn, dan kun je je aanbod tot die datum niet intrekken. Zonder termijn vervalt een schriftelijke offerte als de klant niet binnen een redelijke tijd reageert. Een concrete datum, bijvoorbeeld 30 dagen na de offertedatum, voorkomt discussie.
Mag ik een offerte na akkoord nog aanpassen?
Niet op eigen houtje. Na aanvaarding gelden de prijs en de omschrijving uit de offerte. Vraagt de klant extra werk of verandert er iets anders, leg de wijziging en de prijs dan vast en laat de klant daarmee akkoord gaan. Een vrijblijvende offerte kun je alleen direct na de aanvaarding nog intrekken.
Mag ik kosten rekenen voor een offerte?
Dat kan, als je het vooraf met de klant afspreekt. Bij consumenten rekent de ACM offertekosten tot de bijkomende kosten die in de genoemde prijs moeten zitten. Spreek ook af of je die kosten verrekent als de klant de opdracht geeft.
Kan ik een offerte maken in Excel?
Ja, met een eigen sjabloon in Excel of Word. Let dan zelf op een uniek offertenummer, een juiste btw-berekening en het bewaren van de geaccepteerde versie. Voor de factuur neem je alle gegevens opnieuw over. Werk je met een factuurprogramma dat een offerte kan omzetten in een factuur, dan hoeft dat niet.
Van offerte naar factuur zonder overtypen
Maak je offertes in Factuur Simpel, laat klanten online ondertekenen en zet een geaccepteerde offerte in één stap om in een factuur. Probeer het 30 dagen gratis.
Gratis proefperiode. Daarna kies je een betaald abonnement.